WEELOVA a réuni dans Zoho CRM des données jusque-là éclatées entre Excel, Airtable et la base de son site web, avec l'accompagnement de tranZition. Depuis une seule fiche client, l'équipe voit les commandes produits, l'usage de l'application et le parcours de formation, et déclenche ses relances à partir de là.
« Avec Zoho et la bonne équipe, nous avons pu construire un système qui nous ressemble, évolutif et solide. C'est cette liberté d'adaptation qui fait toute la richesse du projet. » Alain Viry, co-fondateur de WEELOVA
Qui est WEELOVA et quelle est son activité ?
WEELOVA est une entreprise commerciale dédiée à un marché spécialisé : la coiffure à domicile. Son offre réunit des produits professionnels, des formations, et une application métier conçue sur mesure qui porte le même nom.
Cette application simplifie la gestion quotidienne des coiffeuses à domicile : fiches clients, facturation, historique des visites et des achats, suivi des ventes, réapprovisionnement, fidélisation. L'offre s'enrichit chaque année, avec l'ambition de devenir un partenaire de référence sur ce marché.
Comment l'entreprise était-elle organisée avant Zoho ?
L'organisation reposait sur trois outils qui s'ignoraient :
- Excel pour centraliser les informations clients et collaborer entre les services, du centre d'appels au marketing et à la formation ;
- Airtable pour suivre les utilisatrices de l'application ;
- la base de données du site web pour les commandes produits.
Quelques données étaient déjà entrées dans Zoho CRM, sans que ses capacités soient exploitées. Chaque opération marketing ou commerciale demandait donc des traitements manuels, et l'ensemble était devenu trop contraignant pour suivre la croissance.
Pourquoi avoir choisi Zoho ?
Trois raisons : un CRM personnalisable, une suite d'applications complète, et un tarif compétitif grâce au forfait Zoho One.
Restait la question des compétences et du temps, que l'équipe n'avait ni l'un ni l'autre en interne pour un projet de cette ampleur. Plusieurs options ont été explorées, consultants indépendants, freelances et intégrateurs, avant de retenir tranZition pour un accompagnement structuré et flexible.
Comment s'est passée la mise en place avec tranZition ?
La mission a commencé par une analyse du fonctionnement réel : comment les contacts sont collectés, comment ils deviennent des clientes, comment les formations sont délivrées. Cette étape a servi deux fois, en donnant du recul sur les process existants et en posant les bases d'une solution durable.
Trois attentes ont cadré la suite : centraliser les données pour obtenir une vue client complète, garder assez de souplesse pour accompagner le développement, et personnaliser l'outil pour faciliter son adoption en interne. Une feuille de route en est sortie, puis la configuration de Zoho CRM a démarré.
Personnaliser le CRM, puis brancher les données du site
La configuration s'est faite en mode agile : configurer, tester, valider, passer à l'étape suivante.
La phase suivante a raccordé le site web pour synchroniser les commandes produits, à trois avec Benoît Delboe (Cananumériques), le développeur du site. Depuis chaque fiche contact, l'historique de commandes est visible, et il déclenche des relances ciblées, des promotions personnalisées ou des rappels aux clientes inactives.
Unifier la vue client au service du marketing
L'intégration se poursuit avec les données de l'application et les process de formation. L'objectif est qu'une seule fiche client réunisse les achats de produits, l'usage de l'application et la participation aux formations, et donne accès à l'historique des commandes, aux produits préférés, aux pics d'activité selon les saisons et au suivi du parcours de formation.
Cette consolidation ouvre la voie à une personnalisation plus fine, un ciblage plus précis et l'anticipation des besoins.
Quelles applications Zoho sont utilisées ?
Avec Zoho One, les applications s'activent selon les priorités. Zoho CRM reste l'outil central, entouré de Zoho Social pour planifier les publications sur les réseaux et de Zoho Marketing Automation, qui a remplacé Campaigns. WhatsApp est intégré au CRM et à Marketing Automation.
Au moment de l'entretien, trois chantiers étaient ouverts : PhoneBridge pour traiter appels et SMS depuis l'interface, Zoho LeadChain à l'essai pour l'acquisition liée aux campagnes publicitaires, et une brique de formation à construire avec Zoho Creator ou en s'intégrant à la plateforme Digiforma.
Quel conseil donner à ceux qui veulent digitaliser leur activité ?
Digitaliser demande de repenser ses manières de travailler pour gagner en fluidité, en cohérence et en impact, plutôt que d'empiler les outils.
Le conseil d'Alain Viry tient en trois points : prendre le temps de poser ses objectifs, se faire accompagner, et s'entourer de personnes capables de poser le bon cadre, de challenger et de suivre dans la durée. Et avancer étape par étape, même sans se sentir tout à fait prêt.
S'entourer de spécialistes, chacun expert de son domaine, du CRM à l'automatisation et à l'intégration web, a représenté un gain de temps majeur et un atout stratégique pour WEELOVA, qui garde la maîtrise de son système.
Vous voulez tirer parti de Zoho One et l'adapter à vos besoins métier ? Parlons-en : analyse de vos usages, structuration des process, déploiement progressif.