InnovaFonds a remplacé ses tableurs de sourcing et de souscripteurs par Zoho CRM, paramétré sur son processus d'investissement plutôt que sur un cycle de vente standard. La société suit aujourd'hui ses 200 opportunités annuelles dans un seul outil, et en tire le rapport de gestion trimestriel envoyé à ses souscripteurs.
« Avant, on démultipliait les fichiers Excel. Aujourd'hui, on a tout sur le même outil. » Pauline Eloy, directrice d'investissement
Que fait InnovaFonds ?
InnovaFonds est une société de gestion de capital investissement. Elle récolte des fonds auprès de souscripteurs et les investit dans des PME françaises non cotées de l'industrie, déjà matures et rentables, souvent sur des sujets de transmission.
La société prend des participations minoritaires ou majoritaires et reste actionnaire quatre à six ans. Sur cette durée, elle apporte son expertise et ses réseaux : accompagnement, recrutement, développement à l'international, transformation numérique.
Des tickets « small cap » de 5 à 15 millions d'euros, dans l'industrie, en France.
Comment se passe le sourcing des opérations ?
Sur le segment des PME, 80 % des dossiers viennent de banquiers d'affaires ou de conseils en fusion-acquisition. L'autre canal est la prospection directe, avec un screening d'entreprises mené en interne. L'équipe compte quinze collaborateurs et étudie deux cents opportunités par an.
Vient ensuite l'analyse, la lettre d'offre indicative et, si InnovaFonds est retenu, les audits. Le pacte et le contrat d'acquisition marquent le closing, quatre à huit mois après le début.
Qui sont les clients d'une société de gestion ?
Ce sont les souscripteurs. Aller chercher des fonds auprès d'institutionnels, de family offices et de personnes physiques est le point de départ du métier, et ce qui leur est vendu est un objectif de performance. Avant d'investir, ils regardent le track record. InnovaFonds gère un peu plus de 350 millions d'euros à travers plusieurs véhicules.
Qu'est-ce qui a déclenché le passage à Zoho ?
Le sourcing et les souscripteurs étaient gérés sur tableur, avec les limites que cela impose : partage, accès à distance, usage en mobilité. Un CRM concurrent a été essayé pendant un an, sans que le budget permette de l'adapter, et l'usage s'est essoufflé.
Courant 2019, la décision est prise de changer. Zoho CRM ressort de la comparaison, riche, mais avec un paramétrage par défaut éloigné d'un processus aussi spécifique. Les échanges avec Guillaume Lévy, de tranZition, commencent en parallèle : une démonstration montre les adaptations possibles, et le coût de Zoho laisse le budget nécessaire à ce paramétrage.
Quels outils Zoho sont utilisés ?
Zoho CRM avant tout. Le module Leads porte le sourcing, le module Comptes porte tous les acteurs avec qui la société collabore, avec une distinction pour les structures cibles, auxquelles sont associées des informations propres et des opportunités d'investissement.
Le processus complet, de la prospection au closing, est suivi par un Blueprint : des boutons font passer d'une étape à l'autre, qualification, offre, relance, closing. Les statistiques de deal flow en sortent, et avec elles le rapport de gestion trimestriel adressé aux souscripteurs.
Des statistiques sur les deal flows.
S'y ajoutent Zoho Campaigns pour les campagnes d'emailing, Cliq pour la messagerie interne et Zoho Connect pour les échanges avec tranZition.
Qu'est-ce qui fonctionne, et qu'est-ce qui reste à faire ?
La création d'opportunités et le suivi du deal flow sont acquis. Une réunion hebdomadaire s'appuie sur un rapport Zoho qui récapitule les opportunités en cours, par étape, avec les données clés : le programme de la semaine en découle.
Le suivi des souscripteurs fonctionne également, à deux avec l'office manager. Il demande de la rigueur et beaucoup de relances, parfois très espacées dans le temps, et les rappels s'en chargent.
Ce qui reste à atteindre tient à l'habitude : que toute l'équipe renseigne systématiquement ses nouveaux contacts. L'historique des e-mails dans le CRM est très utile, et l'application mobile est jugée conviviale.
Que retenir de l'avant et de l'après ?
Avant, les fichiers se démultipliaient : un pour le deal flow, un pour les contacts, jamais à jour. Aujourd'hui, les rapports donnent une vision d'ensemble des interlocuteurs, de ceux qui apportent des opportunités et de ceux qu'il faut relancer, ce qui permet de mieux répartir les tâches.
La mise en place a coïncidé avec une montée en puissance sur la communication : davantage de présence sur LinkedIn et des mailings depuis Zoho Campaigns, connecté au CRM, là où l'outil précédent obligeait à téléverser un fichier Excel à chaque envoi.
Comment l'équipe s'est-elle organisée pour le déploiement ?
Le projet a été piloté par la directrice d'investissement. Le président s'est impliqué au lancement pour valider l'architecture de ce qui allait être mis en place, l'office manager a apporté son expérience du fichier de souscripteurs, et un stagiaire est venu en renfort pendant la migration.
InnovaFonds recommande-t-elle Zoho et tranZition ?
Les deux, oui.
« Guillaume est vraiment rentré dans notre métier. J'ai apprécié sa disponibilité tout au long du projet. » Pauline Eloy
Sur l'outil : beaucoup d'applications intégrées, facile d'usage pour retrouver une information, et un prix intéressant. Sur l'accompagnement : une approche schématique du modèle, une force de proposition sur le paramétrage, et de la souplesse quand les allers-retours ont été plus nombreux que prévu. Une formation récente sur les rapports a fait découvrir des fonctions encore inutilisées, ce qui est l'intérêt d'un accompagnement qui continue après la mise en place.
Vous reconnaissez votre organisation dans ce récit ? Parlons-en : analyse de vos usages, structuration des process, déploiement progressif.