Les processus d’approbation dans Zoho CRM : guide complet

Pour illustrer concrètement le mécanisme, prenons l'exemple d'une société de services dont le directeur général a décidé que tout devis important doit être validé en interne avant d'être envoyé au client.

Le commercial vient de finaliser un devis conséquent ⏤ c'est exactement là que le processus d'approbation entre en jeu.

    Étape 1 : Déclenchement de la demande

Le commercial passe le champ "Approbation interne" à "Demandée". 

Dès cet instant, la fiche se verrouille : plus aucun champ ne peut être modifié pendant le traitement de l'approbation. 

Ça évite les modifications de dernière minute qui pourraient fausser la décision.

    Étape 2 : Notification de l'approbateur 

Le directeur général reçoit immédiatement un email avec trois options: approuver, déléguer ou rejeter. Il peut agir directement depuis l'email, mais on recommande de cliquer sur le lien pour consulter la fiche complète avant de décider.

    Étape 3 : Examen et décision

L'approbateur accède à la fiche du devis. Contrairement au commercial qui a initié la demande, lui dispose des boutons d'action : approuver, rejeter ou déléguer. Il peut aussi laisser un commentaire (on reviendra sur les limites de cette fonctionnalité).

    Étape 4 : Finalisation

Une fois l'approbation accordée, la fiche change de statut, les champs redeviennent modifiables et le processus peut continuer normalement. 

La traçabilité est complète : qui a demandé, qui a approuvé, quand et dans quel ordre.

La création d’un processus s’effectue depuis les paramètres de Zoho CRM, dans la section dédiée aux approbations.                     

              👉🏼 C’est plus simple qu’il n’y paraît — voici les grandes étapes : 

    1. Définir le module et le déclencheur 

On commence par choisir le module concerné (devis, affaires, contacts…), puis on définit la condition qui va lancer le processus. 

Ça peut être un changement de valeur dans un champ, ou des critères plus élaborés combinant plusieurs conditions.

    2. Désigner les approbateurs 

Trois options disponibles : 

        • Par utilisateur : on nomme directement les personnes concernées 

        • Par rôle : toute personne ayant un rôle donné (directeur commercial, par exemple) 

        • Par groupe : les membres d’un groupe prédéfini 

Pour chaque niveau d’approbation, on précise si tous les approbateurs doivent valider ou si un seul suffit. 

    3. Choisir le mode d’approbation 

        • Séquentielle : les approbateurs valident dans un ordre précis, l’un après l’autre 

        • Parallèle : tous les approbateurs peuvent valider simultanément, sans ordre imposé 

    4. Définir les actions automatiques  

 😃 C’est là que ça devient vraiment intéressant. À chaque étape, on peut déclencher des actions : 

        • Après chaque approbation partielle : mise à jour de champs, envoi de notifications 

        • Après l’approbation finale : changement de statut, emails, appel de fonctions ou webhooks 

        • En cas de rejet : modification de statut, notifications aux parties concernées 

    5. Gérer les accès pendant le processus 

On définit le comportement de la fiche à chaque étape : verrouillée pendant l’approbation, à nouveau modifiable une fois validée.