Créez, envoyez et stockez vos documents avec Zoho

Par - Alexandra

Zoho CRM permet d'automatiser la génération et l'envoi de documents contractuels via son intégration native avec Zoho Writer et Zoho Sign. Allons encore plus loin avec un traitement 100 % automatisé grâce à la combinaison de plusieurs outils Zoho.
Dans cette vidéo, nous utilisons la fonctionnalité Kiosk Studio de Zoho CRM, une intégration de Zoho CRM avec Zoho Workdrive depuis Zoho Flow et des scripts simples Zoho Deluge. 

Un webinaire pédagogique adapté à tous les profils d’utilisateurs de Zoho CRM ⤵️

​​Comment optimiser la gestion de documents avec Zoho ?

La génération et l'envoi de documents peuvent être chronophages pour les entreprises. Heureusement, Zoho CRM propose des fonctionnalités natives et avancées pour faciliter ce processus et l'automatiser. 
Dans notre dernier article, nous avons présenté l'intégration native de Zoho CRM avec Zoho Writer pour générer des documents rapidement en récupérant dynamiquement les informations de votre CRM |Article dédié ici. 

À présent, allons un cran plus loin en apprenant à tirer parti des intégrations et des fonctionnalités Zoho pour automatiser la génération, l'envoi et le stockage des documents en minimum de clics.

SOMMAIRE

  1. Comment optimiser la gestion de documents avec Zoho
  2. Avantages de la gestion automatisée des documents
  3. Différentes options pour la génération et l'envoi des documents
  4. Conclusion : Pourquoi automatiser vos processus avec Zoho ? 

​​Avantages de la gestion automatisée des documents avec Zoho CRM

    1. Gagnez un temps considérables en supprimant les traitements manuels de copier-coller, export et imports de fichiers...

    2. Réduisez les erreurs humaines générées par les ressaisies multiples 

    3. Processus standardisés et cohérents : tout le monde suit le même parcours, ainsi, on sécurise également la récolte des données

    4. Meilleure traçabilité des documents : les documents sont stockés par le système selon les règles définies et sans risque de dispersion

    5. Intégration native avec Zoho : les applications Zoho sont pré-intégrées pour vous permettre de faciliter ces automatisations  

    ​​Différentes options pour la génération et l’envoi de documents

    Zoho CRM offre plusieurs possibilités de gérer vos documents.

    Pour générer et stocker des documents dans Zoho, plusieurs options sont disponibles :

    Vous pouvez créer et stocker les documents directement en pièce jointe dans Zoho CRM, au niveau de l’enregistrement. Ils seront alors sauvegardés dans la base de données de Zoho CRM. Il est important de vérifier votre capacité de stockage selon votre abonnement.

    Une autre option consiste à utiliser Zoho WorkDrive pour le stockage, qui s’intègre aussi à Zoho CRM et est accessible depuis les enregistrements. 

    Si vous choisissez cette solution, vous devez disposer des deux outils. Zoho WorkDrive est inclus dans l’abonnement Zoho One. Pour les autres abonnements, vérifiez bien cette possibilité avant de vous engager dans cette voie.

    Pour la génération et l’envoi de vos documents, plusieurs solutions sont également proposées :

    Vous pouvez générer puis envoyer directement un e-mail au contact concerné, ou bien opter pour l’envoi en signature électronique via Zoho Sign. Dans ce cas, vous pouvez configurer un flux avec Zoho Flow qui renvoie le statut de la signature dans le CRM pour faciliter le suivi, avec un champ qui se met automatiquement à jour dès que le document est signé.

    Il est également possible d'intégrer des données provenant de sources externes dans les documents générés. Par exemple, dans notre webinaire ci-dessus, nous vous démontrons comment intégrer des informations sur la distance Terre-Mars obtenues via une requête à ChatGPT. 

    Cette fonctionnalité ouvre de nombreuses possibilités pour enrichir les documents avec des données dynamiques et personnalisées.

    ​​Conclusion : pourquoi automatiser vos processus avec Zoho ? 

    Automatiser votre gestion de documents avec Zoho vous permet de gagner un temps précieux tout en améliorant la qualité et la cohérence des processus documentaires. Grâce à l'intégration poussée entre les différents outils Zoho et les fonctionnalités Zoho CRM, il est possible de créer des workflows complets et sur mesure.


    Que vous souhaitiez simplement stocker des documents générés ou mettre en place un processus complet incluant la signature électronique, Zoho CRM offre des options flexibles pour répondre à vos besoins.

    Vous avez besoin d'aide pour construire vos processus ? 

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    Comment créer des modèles de documents prêts à l'envoi avec Zoho CRM ? 

    Générez facilement des documents personnalisés (contrats, devis, factures…) grâce à la fonctionnalité de fusion de documents de Zoho CRM. Automatisez la création en masse et personnalisez chaque exemplaire avec les données de vos clients pour gagner du temps.

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