Collaboration et productivité : découvrez Zoho Workplace 

01/02/2021 21:08:14 Par Sébastien CARADEC

Au bureau, en déplacement, en télétravail : avez-vous (vraiment) les bons outils pour travailler efficacement avec toute votre équipe et depuis n'importe où ?

Zoho propose une suite de collaboration dans le cloud nommée Zoho Workplace qui se positionne en alternative sérieuse à G Suite et Office 365. Et comme c'est Zoho : c'est innovant, bien positionné en prix et... hébergé en Europe.


Le tarif ? 5,40€/mois/utilisateur pour la version professionnelle (dans le cadre d'un engagement annuel).


La suite Zoho Workplace couvre les besoins de création, de communication, de mobilité, de stockage à travers 9 applications intégrées (Mail, Connect, Cliq, Workdrive, Meeting, Writer, Sheet, Show et Showtime). Zoho Workplace s'intègre par ailleurs avec les autres applications Zoho, à commencer par CRM.

Zoho Workplace

Workplace : une suite complète

Avec Workplace, vous disposez d'une suite 100% cloud qui offre messagerie, calendrier, intranet, prise de notes, tchat, visio, traitement de texte, tableur, diaporama... avec un seul abonnement, un seul identifiant. Tout ce qu'il faut pour bien travailler en équipe en 2021.

 

Chez TranZition, nous sommes des utilisateurs convaincus de ces applications depuis plusieurs années. Pour cette publication introductive, nous vous racontons comment nous avons pu réaliser cet article en mode collaboratif avec les différentes applications de Zoho Workplace.

 

Nous présenterons ensuite dans une série d'articles à paraître sur le blog TranZition le détail des fonctionnalités et des usages de chacune des 9 applications.

Comment co-rédiger un article de blog entre Paris, la Bretagne et Marseille ?

À l'automne 2020, TranZition a mis en place une newsletter incluant des articles de blogs. De l'idée de contenu jusqu'à sa diffusion, la production de chaque article se fait à 100% à l'aide des outils Zoho et notamment ceux de la suite Zoho Workplace. Voici comment :

1 - Du brainstorming au choix des articles : Zoho Connect

Zoho Connect est une plateforme Intranet incluant entre autres fonctionnalités un réseau social interne, un outil de gestion de projets, une base documentaire... Les contenus peuvent être publiés pour toute l'organisation ou via des groupes spécifiques (service, projet). Il est également possible de donner un accès restreint à l'Intranet à des invités externes ou de créer un réseau externe dédié.

Un réseau Intranet, une plateforme multicanal...

Chez TranZition, on trouve sur les "murs" un flux d'informations incluant des questions/réponses, de la veille technologique, des partages de connaissances ou d'actualité sur l'entreprise. L'outil de recherche permet de retrouver facilement du contenu, notamment via l'ajout de balises (hashtags). 


L'ajout de flux RSS permet également d'automatiser la publication de contenus en provenance de sources d'informations externes. Exemple sur ce visuel avec des posts issus du blog de Zoho.

... et un outil de gestion de projets.

Un panneau de tâches "Newsletter" a été déployé pour gérer la création de contenus. Parmi les sujets envisagés, l'article sur Zoho Worplace est sélectionné. Il est déplacé de la section "Sujets Newsletter" vers la section "Newsletter Janvier 2021" par un simple glisser-déposer.                                                                                                                                       

La tâche créée est ici attribuée à Xavier et Sébastien qui vont collaborer à la rédaction de l'article. L'échéance pour partage au reste de l'équipe est fixée au 7 décembre. 

Plus d'info sur les nombreuses fonctionnalités de Zoho Connect dans un article dédié à paraître prochainement.

2 - Réunion hebdomadaire en-ligne avec toute l'équipe TranZition : Zoho Meeting

Parmi d'autres sujets abordés chaque semaine, le contenu de la prochaine newsletter est discuté lors du point hebdomadaire de l'équipe TranZition. Avec une équipe aux quatre coins de la France, la réunion se déroule en visioconférence avec l'application Zoho Meeting.

 

La réunion en-ligne récurrente a préalablement été planifiée directement depuis l'application de visioconférence. 

Source visuel : Zoho Meeting

Pour les réunions à distance avec son équipe, des partenaires ou des clients : Zoho Meeting est accessible sans téléchargement depuis un navigateur. Parmi les fonctionnalités on trouve : l'envoi d'invitations et la synchronisation avec le calendrier, la possibilité d'enregistrer et de partager facilement l'enregistrement, l'accès à l'audio par téléphone (en cas de mauvaise connexion Internet), le partage d'écran, etc...


3 - Planification d'un rendez-vous : Zoho Mail 

À l'issue de la réunion hebdo, Xavier et Sébastien prennent rendez-vous pour travailler sur le contenu de l'article. Sébastien envoie alors une invitation à Xavier depuis le calendrier Zoho Mail. Toutes les applications de la suite Zoho Workplace sont accessibles dans un même onglet du navigateur un menu unique.

L'e-mail et le calendrier se trouvent dans l'application Zoho Mail, solution d'hébergement de messagerie intégrant des fonctionnalités collaboratives innovantes. La réunion de travail s'effectuera depuis l'application de tchat Cliq.

Plus d'info sur les nombreuses fonctionnalités de Zoho Mail dans un article dédié à paraître prochainement.

4 - Réunion de travail à deux : Zoho Cliq

Sur Cliq, on échange au sein de l'équipe tout au long de la journée : à deux ou à plus. En un clic, le tchat peut se transformer en appel audio ou vidéo avec éventuellement un partage d'écran. 

Dans le menu de gauche, il est possible d'épingler les échanges du moment pour y accéder facilement. On retrouve juste en-dessous l'ensemble des conversations : à deux, en groupe ou via un canal.


La fonction "canal" permet de créer des flux pour des sujets plus durables pour du partage d'info ou de connaissance. Selon le paramétrage, les utilisateurs peuvent directement demander à rejoindre un canal. Les canaux peuvent accueillir  jusqu'à 2.500 participants (contre 500 pour un tchat de groupe) et peuvent être administrés (modération, archivage, intégration à des services tiers...)


Comme toutes les applications Zoho, Cliq fonctionne également très bien en mobilité via son application dédiée. Un collaborateur actif sur son PC peut ainsi facilement converser avec un collègue à l'extérieur qui répondra depuis sur smartphone.

Plus d'info sur les nombreuses fonctionnalités de Zoho Cliq dans un article dédié à paraître prochainement.

5 - Création du document sur Zoho Writer, sauvegardé et partagé via Zoho Workdrive

Depuis Zoho Workdrive, la solution de gestion de fichiers, Sébastien créé un document Zoho Writer qu'il partage avec Xavier avec un suivi de modifications.

Dans Workdrive, l'utilisateur accède à des dossiers personnels ou partagés et peut créer des documents Writer (traitement de texte), Sheet (tableur) ou Show (diaporama). Les documents sont ensuite facilement partageables pour une collaboration interne et/ou externe. Avec la version professionnelle de Zoho Workplace, l'équipe dispose de 1 To de stockage dans le cloud (jusqu'à 10 personnes) et 100 Go par utilisateur supplémentaire. Workdrive est accessible en-ligne (depuis un navigateur) ou hors connexion via une application sur PC, Mac (avec ou sans  synchronisation) et sur mobile .


Plus d'info sur les nombreuses fonctionnalités de Zoho Workdrive et Zoho Writer dans un article dédié à paraître prochainement.

Article rédigé par Sébastien Caradec - TranZition - Janvier 2021

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