Par le passé, on gérait tout sur tableur (Excel), au niveau du sourcing et des souscripteurs. On a rencontré des limites, que ce soit en termes de partage, d'accès à distance, d'usage en mobilité… Avec Excel, cela restait un peu artisanal. 

On a tenté d'utiliser le CRM de Salesforce pendant un an. Mais, pour des questions de budget, on n'a pas fait l'effort nécessaire pour l'adapter et ça s'est essoufflé progressivement. 

Courant 2019, on s'est dit qu'il fallait que l'on change. On a regardé ce qui existait et Zoho CRM est ressorti. C'était très riche, mais le paramétrage par défaut ne correspondait pas forcément à notre processus, assez spécifique. 

Parallèlement, j'avais commencé à échanger avec Guillaume Lévy de TranZition. Il nous a fait une démo et montré les possibilités d'adaptations à notre activité. Et, comme en termes de coût, Zoho est super compétitif, on avait le budget pour faire ce paramétrage nécessaire.

Principalement Zoho CRM, avec le module Leads pour le sourcing et le module Comptes pour tous les acteurs avec qui l'on collabore. Une distinction est faite pour les structures « cibles » pour lesquelles on renseigne des informations spécifiques (chiffre d'affaires, secteur, localisation...) et auxquelles on associe des opportunités d'investissement avec des informations sur la nature du deal (minoritaire/majoritaire par exemple). 

On suit toutes les étapes du processus depuis la prospection jusqu'au closing avec la fonctionnalité Blueprint mise en place avec Guillaume Lévy : ce sont des boutons qui permettent de passer d'une étape à l'autre (qualification, offre, relance, closing...). On récupère ainsi des statistiques sur les deals flows. Avec l'aide de Zoho CRM, on produit un rapport de gestion tous les 3 mois avec ce type de données pour nos souscripteurs. 

Nous utilisons par ailleurs Zoho Campaigns pour les campagnes d'emailing et Cliq (logiciel de tchat) en interne ainsi que Zoho Connect pour les échanges avec TranZition. 

Ce qui fonctionne déjà bien, c'est la création de nouvelles opportunités et le suivi du deal flow. Nous avons une réunion hebdomadaire au cours de laquelle un rapport Zoho permet de récapituler les opportunités d'investissement en-cours, par étapes, avec les quelques données clés associées. Ça nous donne, de fait, les prochaines étapes et le programme de la semaine.

Ce qui fonctionne bien également, c'est le suivi des souscripteurs. Nous sommes deux à nous en occuper avec Clémentine, qui est Office Manager. Cela demande de la rigueur et beaucoup de relances, parfois loin dans le temps, pour obtenir les personnes au téléphone. On renseigne toutes les informations obtenues et on utilise les fonctions de rappel qui fonctionnent très bien. 

Ce qui reste encore à atteindre, c'est que toute l'équipe ait le réflexe de renseigner systématiquement les nouveaux contacts dans Zoho CRM. Disons que certains ont plus de mal à prendre les bonnes habitudes. Mais ça viendra. 

L'historique des emails dans CRM est aussi très utile. À noter que l'application mobile de Zoho CRM est vraiment conviviale. 

La seule limite qu'on peut rencontrer, du point de vue de certains utilisateurs, serait au niveau de certains éléments par défaut de l'outil qu'on n'utilise pas et qu'on ne peut pas supprimer, quand par ailleurs, on peut réellement faire du sur-mesure avec Zoho. La personne aura tendance à se focaliser sur ce détail. Mais au global, l'outil reste intuitif.

Un grand oui. On a certainement toujours des choses à redire, mais c'est quand même très bien avec beaucoup d'applications intégrées, c'est facile d'usage, pour trouver l'information notamment et le prix est très intéressant. On en est contents.

Qu'il comprenne bien le besoin. Et, pour le coup, Guillaume Lévy nous a beaucoup questionné pour finalement maîtriser parfaitement l'écosystème. Or ce n'est pas un business model très familier : nous avons les souscripteurs d'un côté, les cibles de l'autre, des intermédiaires… Guillaume a eu une approche très schématique et comme il connait très bien Zoho CRM, il a été force de proposition pour paramétrer l'outil. C'était efficace. 

La disponibilité était également un critère important, notamment pour la phase initiale de migration depuis Sales Force où il fallait aller assez vite.