tranZition - Blog #AutomatisationtranZition - Blog #Automatisationhttps://www.tranzition.fr/blogs/tag/automatisationMon, 13 Apr 2026 23:48:49 +0200http://zoho.com/sites/<![CDATA[Facturation électronique 2026 : Zoho Books et plateformes agréées]]>https://www.tranzition.fr/blogs/post/facturation-electronique-2026-zoho-books-plateforme-agreee1La facturation électronique devient obligatoire dès septembre 2026. Découvrez comment connecter Zoho Books à une plateforme agréée, choisir votre PA et préparer votre conformité sans stress.]]>

Publié en avril 2026  ·  Webinaire tranZition × Synap6  · ⏱ 8 min de lecture 

Facturation électronique obligatoire en 2026 : comment connecter Zoho Books à votre plateforme agréée


🔍  Résumé de l'article en 3 points essentiels


La facturation électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises françaises dès le 1er septembre 2026. À cette date, chaque entreprise devra être capable de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée (PA) — les grandes entreprises et ETI devront aussi les émettre. Les PME et TPE ont jusqu'en septembre 2027 pour l'émission.

 

👉🏼  Zoho Books sera conforme, mais les détails de l'intégration native ne sont pas encore confirmés. Des solutions opérationnelles existent dès maintenant via Synap6.


👉🏼  Ne pas confondre e-invoicing et e-reporting : le second s'applique à vos ventes B2C et internationales — souvent la majorité de vos flux.


👉🏼  Ne pas attendre septembre : avec 10 millions d'entreprises à basculer simultanément, viser juin 2026 au plus tard.


🎥 Vous préférez écouter plutôt que lire ? Ce replay du webinaire tranZition × Synap6 vous donne le plan d'action complet : schéma en Y, choix de PA, sirenisation, connecteur Synap6. Tout y est  —  en 45 minutes chrono ⏰

Durée: 45min - Webinaire tranZition x Synap6 - 31 mars 2026 

SOMMAIRE


​​Qu'est-ce que la réforme de la facturation électronique ?

La réforme de la facturation électronique transforme en profondeur la façon dont les entreprises françaises échangent leurs factures. L'objectif de l'État est de lutter contre la fraude à la TVA, estimée à plus de 10 milliards d'euros par an.

Concrètement : fini le PDF envoyé par e-mail. Les factures deviendront des fichiers XML structurés, lisibles par les machines, qui transitent via des plateformes agréées par l'administration fiscale.


Pourquoi cette réforme est-elle inévitable ?

Face aux enjeux budgétaires actuels, aucun report supplémentaire n'est envisagé par le gouvernement. Dix millions d'entités juridiques sont concernées en France : entreprises, sociétés civiles, micro-entrepreneurs, associations et entités publiques.

Qui est concerné et à partir de quand ? 

      •   1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises + obligation d'émission pour les grandes entreprises et ETI (celles dépassant 2 des 3 seuils : 250 salariés, 50 M€ de CA, 43 M€ de bilan).

      •  1er septembre 2027 : obligation d'émission étendue aux PME et TPE.

La catégorisation se fait SIREN par SIREN (identifiant unique à 9 chiffres attribué à chaque entreprise par l'INSEE), sans consolidation de groupe.

E-invoicing et e-reporting : quelle différence ?

      •  L'e-invoicing (facturation électronique) concerne les transactions B2B entre entreprises françaises.

      •  L'e-reporting couvre tout le reste : ventes aux particuliers (B2C), transactions internationales, encaissements sur ces flux.

     

    L'e-reporting est souvent laissé de côté, alors qu'il représente parfois la majorité des flux d'une entreprise.

​​Comment fonctionne le schéma en Y ?

Le schéma en Y est le modèle d'échange officiel de la réforme. Il implique cinq acteurs :

  1. Le fournisseur (émetteur de la facture)
  2. Le client (récepteur)
  3. L'administration fiscale (DGFiP — Direction Générale des Finances Publiques)
  4. La plateforme agréée d'émission (PA émettrice)
  5. La plateforme agréée de réception (PA réceptrice)

 

   👉🏼 Le flux nominal : fournisseur émet depuis Zoho Books → dépose sur sa PA → la PA consulte l'annuaire DGFiP → transmet à la PA de réception → le client reçoit.


Pourquoi les informations circulent-elles dans les deux sens ?

Le client peut refuser une facture ou confirmer son paiement — des informations qui remontent au fournisseur via les PA. La PA d'émission ne transmet à l'administration que les données nécessaires au calcul de la TVA, pas l'intégralité de la facture.

Schéma Y e-facturation

​​Comment choisir sa plateforme agréée (PA) ?

Les critères essentiels de sélection 

Le marché compte aujourd'hui environ 110 PA agréées. Une consolidation est inévitable.

☝🏼 Le critère numéro un : la solidité financière.

Privilégiez les plateformes adossées à des activités solides et pérennes. En cas de faillite de votre PA, vous seriez contraint de migrer en urgence.

 

    Autres critères clés :

    ✔️ Qualité de l'intégration avec vos outils (Zoho Books, banque, expert-comptable)

    ✔️ Coût global (forfait PA + éventuels frais de connecteur)

    ✔️ Conditions commerciales (engagement ou sans engagement)

    ✔️ Posture sur le e-reporting (PA proactive ou simple passe-plat)

 

💡 Bonne nouvelle : vous pouvez choisir plusieurs PA, et utiliser des plateformes différentes en émission et en réception selon vos besoins.

Panorama des acteurs du marché 


  • Éditeurs de logiciels comptables et ERP (Sage, Cegid, Odoo, SAP)
  • Banques et néobanques (Crédit Agricole/Kolecto, Qonto)
  • ESN — Entreprises de Services du Numérique (Accenture, EY)
  • Opérateurs EDI — Échange de Données Informatisées 
  • Pure players de la facturation électronique (Iopole)

​​Zoho Books et la facturation électronique : où en est-on ?

Zoho s'engage à être prêt pour septembre 2026. L'éditeur travaille sur une intégration native avec une plateforme agréée et collabore avec l'AFNOR (Association Française de Normalisation) sur la certification nécessaire.

Trois points restent en suspens : la PA retenue, le fonctionnement précis de l'intégration, et les délais de mise en œuvre.

Faut-il attendre la solution native de Zoho ?

Attendre comporte un risque réel. Avec 10 millions d'entreprises à basculer simultanément, les goulots d'étranglement de septembre sont prévisibles. Recommandation : viser juin 2026, pas septembre.

La solution transitoire avec Synap6

Synap6 — spécialiste de l'interconnexion des outils comptables — proposent deux offres opérationnelles :

 

  📌 Offre Connecteur (49 €/mois)

Pour les entreprises qui ont déjà choisi leur PA. Compatible avec Pennylane, Qonto, Sage, SuperPDP et autres. Un contrat avec Synap6, un avec votre PA.

 

  📌 Offre Agrégateur (à partir de 25 € pour 200 factures)

Pour les entreprises sans prérequis particulier. Synap6 s'appuie sur deux PA partenaires (Esalink et Chaintrust) pour une solution clés en main, un seul contrat.
Voir les produits Synap6

​​Préparer la réception des factures : plan d'action étape par étape

Définir son plan d'adressage électronique

L'adresse électronique de facturation n'est ni une adresse email ni une adresse postale. Elle est basée sur le SIREN, avec des variantes possibles :

    > SIREN seul

    > SIREN + SIRET (identifiant à 14 chiffres incluant le code établissement)

    > SIREN + suffixe personnalisé

    > SIREN + SIRET + suffixe


💡 Pour une TPE : une adresse unique basée sur le SIREN suffit. Pour une entreprise plus complexe, le multi-adressage peut distinguer différents flux (achats généraux, achats techniques, notes de frais…).


C'est votre PA qui vous inscrira dans l'annuaire central de la DGFiP, après mandat de votre part.

Gérer le cycle de vie des factures

Quatre statuts obligatoires à remonter à l'administration fiscale :

     Déposée : la facture quitte Zoho Books et arrive sur la PA d'émission

     Rejetée : refus technique par la PA (adresse inexistante, champ manquant, incohérence TVA) — nécessite avoir technique + réémission

     Refusée : refus par le client — nécessite avoir transmis au client + réémission

     Encaissement : confirmation du paiement, remontée par le fournisseur

​​Préparer l'émission des factures depuis Zoho Books

Sireniser sa base client

La sirenisation consiste à associer à chaque client B2B un SIREN valide et vérifié. Sans SIREN correct, impossible de générer une adresse électronique de facturation.

 👉🏼  Séparer les flux : clients B2B français → e-invoicing / particuliers et international → e-reporting

 👉🏼  Sireniser la base client avec l'extension tranZition pour Zoho Books (complétion automatique SIREN, SIRET, adresse)

 👉🏼  Envoyer un email de confirmation à vos clients B2B : SIREN utilisé, correction si nécessaire, adresse de facturation électronique

Demander une démo

Vérifier la conformité des factures émises

 ⚠️  Champs obligatoires à vérifier dans Zoho Books :

         > Numéro de TVA intracommunautaire (émetteur)

         > SIREN ou numéro de TVA intracommunautaire (client)

         > Catégorie d'opération (marchandises, prestation de service, ou mixte)

         > Adresse de livraison (obligatoire pour les ventes de biens)

         > Régime de TVA applicable

         > Mentions légales (retards de paiement, pénalité forfaitaire, frais de recouvrement)


  💡 Le format retenu par Zoho est le Factur-X : un PDF enrichi d'un fichier XML de métadonnées, qui combine lisibilité humaine et lisibilité machine.

Ne pas oublier le e-reporting

Pourquoi le e-reporting est-il souvent négligé — à tort ?

Parce qu'il s'applique aux flux hors B2B français (particuliers, international), qui représentent parfois la majorité du chiffre d'affaires. Lors de l'évaluation de votre PA, posez explicitement la question de sa posture e-reporting : certaines structurent les données pour vous, d'autres laissent cette charge à l'éditeur de logiciel.

​​Architecture Zoho Books + Pennylane via Synap6

Pennylane — logiciel de gestion comptable très répandu chez les experts-comptables français — est un cas d'usage courant.

 

Flux de réception :

Facture fournisseur → PA Pennylane → Outil comptable Pennylane → API Synap6 → Zoho Books

Flux d'émission :

Zoho Books → API Synap6 → Outil Pennylane → PA Pennylane → PA de réception client

 

  ⚠️ Points importants :

     La facture Zoho Books reste le document comptable de référence

     Les informations de cycle de vie (refus, avoir, paiement) redescendent de Pennylane vers Zoho Books

     Le connecteur Synap6 remplace l'interface Billy

 

💡 Une architecture alternative est possible : PA Zoho en émission + PA Pennylane en réception. Rien n'oblige à utiliser la même PA en émission et en réception.

​​FAQ — Vos questions sur la facturation électronique et Zoho Books

Zoho Books sera-t-il conforme pour septembre 2026 ?

Zoho s'engage à être prêt pour septembre 2026 et travaille avec l'AFNOR sur la certification nécessaire. Les détails (PA retenue, fonctionnement, délais) ne sont pas encore confirmés. Des solutions transitoires comme le connecteur Synap6 permettent d'anticiper sans attendre.

Puis-je utiliser deux plateformes agréées différentes ?

Oui. Vous pouvez utiliser une PA en émission et une autre en réception selon vos outils et partenaires — par exemple la future PA Zoho en émission et Pennylane en réception.

Qu'est-ce que le plan d'adressage électronique ?

Le plan d'adressage définit les adresses électroniques de facturation de votre entreprise, basées sur votre SIREN, inscrites dans l'annuaire central de la DGFiP par votre PA. Pour une TPE, une adresse unique suffit.

Que faire si une facture électronique est rejetée par la plateforme agréée ?

Un rejet technique (adresse inconnue, champ manquant, incohérence TVA) nécessite d'émettre un avoir technique, corriger la facture et la réémettre. Pour éviter ces rejets, vérifiez dès maintenant la conformité de vos factures dans Zoho Books.

Mon expert-comptable utilise Pennylane — comment connecter Zoho Books ?

Le connecteur Synap6 (49 €/mois) assure la synchronisation bidirectionnelle entre Zoho Books et Pennylane : factures émises, reçues et cycle de vie (refus, avoirs, paiements). Contactez Synap6 pour vérifier la compatibilité.

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]]>Tue, 07 Apr 2026 16:53:29 +0200<![CDATA[Interview PIXELL – Digitaliser toute la chaîne commerciale avec Zoho CRM]]>https://www.tranzition.fr/blogs/post/interview-pixell-–-digitaliser-toute-la-chaîne-commerciale-avec-zoho-crmDécouvrez comment l’agence Pixell a digitalisé toute sa chaîne commerciale avec Zoho CRM et Zoho One, en intégrant Sage, la signature électronique et l’automatisation des processus, pour gagner en mobilité et piloter l’ensemble du cycle client de la prospection à la facturation.]]>
Diana Cochgarian

Laurent Benabou - Fondateur de Pixell


« Aujourd'hui, nous sommes complètement mobiles. Il suffit d'un ordinateur et d'une connexion internet. Et ça tourne. C'est simple, efficace, et surtout, tout est intégré. »

Le résumé des plus pressés ⚡

    👤  Activité : Pixell est une agence web & stratégie digitale 360°, née en 2005, implantée en Martinique avec une antenne à Paris, active en Guadeloupe, Guyane et en métropole.


    🎯 Objectif  : Remplacer un outil interne trop gourmand en ressources humaines par un CRM SaaS, flexible, capable d’intégrer toute la chaîne de gestion client, du prospect à la facturation.


    🛠️ Solution : Déploiement de Zoho CRM (pack Zoho One) avec 10 utilisateurs, interconnexion avec Sage (comptabilité), signature électronique, automatisation du parcours commercial et suivi de fabrication.


    🔑 Résultats :

  • Un CRM 100 % adapté au métier

  • Processus commerciaux entièrement automatisés

  • Intégration native avec Sage

  • Mobilité totale pour les équipes

  • Accompagnement pointu sur Zoho & Sage par tranZition


    🧩Mots-clés : CRM, Zoho, automatisation, Sage, intégration, devis/facturation, marketing, mobilité, agence web, Martinique

Qui est PIXELL, et quelle est votre activité ?

Laurent Benabou — Pixell est une agence web et digitale 360° que j’ai fondée en 2005.


Nous accompagnons nos clients dans leurs projets de création de sites internet, référencement, campagnes Ads, gestion des réseaux sociaux, génération de leads, création visuelle ou vidéo, e-commerce ou développement sur mesure.


Nous travaillons principalement en Martinique, Guadeloupe et Guyane, avec une extension vers la métropole grâce à notre bureau à Paris. Environ 250 clients actifs, de la TPE aux grands comptes comme Suez ou Avis.

Avant Zoho, comment vous organisiez-vous ?  

Nous avions développé un outil maison en PHP, dédié au suivi des contrats et de la production.

Nos développeurs étaient trop sollicités pour faire évoluer l’outil en interne, car la priorité restait les projets clients. 

Résultat : rien n’avançait vraiment.


En parallèle, nous utilisions Sage pour la comptabilité. Mais il n’existait aucune liaison entre les deux, et produire des devis depuis Sage était très lourd.


Agence web et digitale 360°

Applications Zoho utilisées 

Zoho CRM : l'application centrale

Zoho Writer : Générer les contrats

Zoho Sign : Signature électronique

Zoho Flow : Interconnexions

Zoho Cliq : Chat interne et externe

Zoho Meeting : Visioconférences

Zoho Connect : Portail Collaboratif

Zoho Marketing Automation

Pourquoi avoir choisi Zoho CRM et tranZition ?  

Nous cherchions une solution depuis trois ans. Nous avons testé ou étudié HubSpot, TeamLeader, Salesforce…

Mais quand nous avons comparé ce que proposait Zoho — à la fois en fonctionnalités et en coût — le choix s’est imposé.

Nous ne voulions pas tout internaliser.

Il nous fallait un partenaire expert de Zoho, et surtout capable de gérer une intégration avec Sage, que nous souhaitions absolument conserver.

C’est en majeure partie ce qui nous a convaincus de travailler avec tranZition.

La présence de Xavier Sanchez, qui maîtrisait parfaitement Sage, a été un vrai facteur déclencheur.


Comment s’est déroulé le projet ?  

Nous avons démarré fin 2019.

Le COVID est arrivé juste après, et cela nous a finalement permis de consacrer du temps à la refonte complète de nos outils.

tranZition nous a aidés à modéliser nos processus de A à Z.


Aujourd’hui, toute la chaîne est intégrée dans Zoho :

  1. Un prospect entre dans le CRM

  2. Nous créons une “opportunité”, renommée “contrat”

  3. Le devis est généré, signé via Zoho Sign

  4. Il est transmis automatiquement dans Sage

  5. Une fois validé, le contrat déclenche l’ordre de fabrication

  6. Le suivi de production est assuré via un module custom développé sur Zoho


Quelles applications Zoho utilisez-vous au quotidien ?  

Zoho CRM reste le cœur du dispositif avec les intégrations natives :

  • Zoho Writer pour générer automatiquement les contrats intégré

  • Zoho Sign pour la signature électronique

  • Zoho Forms pour les formulaires clients

  • Zoho Flow pour des interconnexions

  • Zoho Cliq que l'on utilise énormément pour les échanges d’équipe et la validation de contenus avec certains clients VIP 

  • Zoho Marketing Automation (de manière encore “light”)

  • Zoho Meeting pour nos réunions internes et rendez-vous clients

  • On démarre avec Zoho Connect pour la collaboration interne et gestion de projet

La plupart des applications listées ici et dans d'autres contenus sont présentées chaque mois dans nos webinaires FLASH, consultez la rubrique dédiée.

Webinaires Zoho par tranZition

Quels bénéfices concrets avez-vous constatés depuis la mise en place ?  

Le principal bénéfice est la mobilité.

Nous travaillons de partout, sans contrainte.

Le second, c’est l’intégration complète : toute notre chaîne est pilotée dans un seul écosystème.

Nous avons aussi gagné en fluidité dans les devis et la facturation, tout en gardant Sage pour la comptabilité.

Et enfin, c’est un outil que nous maîtrisons : nous savons comment il est structuré, ce qu’il fait, et comment il évolue.

Et côté marketing automation, où en êtes-vous ?  

Nous utilisons depuis peu Zoho Marketing Automation pour des campagnes ponctuelles (vœux, invitations, newsletters), mais nous n’avons pas encore structuré de vrai parcours nurturing.

C’est un axe d’amélioration. Nous savons que l’outil peut faire beaucoup plus — il faudra que nous y consacrions du temps.


Avez-vous rencontré des freins dans l’adoption en interne ?  

Oui, comme beaucoup.

Le vrai enjeu, c’est la compréhension globale du circuit.

Certains collaborateurs ne mesuraient pas l’impact d’un champ mal renseigné au début de la chaîne (par exemple, une civilité manquante qui empêche l’envoi d’un email automatisé).

Nous manquons encore d’une formation transverse pour que tout le monde ait une vision claire du processus de bout en bout.


Un mot sur votre relation avec tranZition ?  

Nous avons été très satisfaits.

Nous travaillons en direct avec Xavier Sanchez et régulièrement avec Guillaume Lévy. L'équipe est à l’écoute, réactive, et surtout techniquement solide.

L’expertise Sage était un point critique pour nous, et Xavier a été un facteur clé pour répondre à cet enjeu.


Quel conseil donneriez-vous à ceux qui envisagent Zoho CRM ?  

Zoho est une boîte à outils puissante et accessible, à condition d’être bien accompagné.

Il faut prendre le temps de modéliser ses processus, et ne pas sous-estimer la phase de formation.

Mais avec un bon partenaire, vous pouvez aller très loin, en gardant la main sur votre système d’information.



Vous aussi, vous voulez utiliser Zoho One efficacement et personnaliser Zoho pour vos besoins métier ?

Chez TranZition, nous vous accompagnons pas à pas : analyse de vos usages, structuration des processus, déploiement progressif et évolutif.
📩 Contactez-nous pour un diagnostic personnalisé et découvrez comment Zoho peut transformer votre quotidien professionnel.

]]>Mon, 23 Mar 2026 08:30:00 +0100<![CDATA[Les processus d’approbation dans Zoho CRM : guide complet]]>https://www.tranzition.fr/blogs/post/processus-approbationDécouvrez comment mettre en place un processus d'approbation dans Zoho CRM sans développement spécifique : qui approuve, dans quel ordre, avec quelles conditions. Disponible dès l'édition Entreprise.]]>


La fonctionnalité d’approbation de Zoho CRM, c’est un peu le filet de sécurité que beaucoup d’entreprises cherchent sans toujours savoir qu’il existe nativement dans leur outil. 

Disponible à partir de la version Entreprise, elle permet de structurer les validations internes sans développement spécifique, sans outil tiers, sans bricolage. 

Contrairement à la signature électronique — qui s’adresse aux parties externes — le processus d’approbation est pensé pour les utilisateurs internes du CRM. 
                 
                   🎯 L’objectif : s’assurer qu’aucune action sensible ne passe entre les mailles du filet sans l’aval des bonnes personnes. 


Quelques cas d’usage concrets : 
        • Validation de devis au-delà d’un certain montant 
        • Approbation de remises commerciales exceptionnelles 
        • Processus de comité de direction ou d’administration 
        • Validation de documents avant envoi client 

 😃 Et la bonne nouvelle: ça s'intègre naturellement avec les autres automatisations de Zoho CRM ⎯ workflows, blueprints, fonctions personnalisées. 

Gardez le contrôle, et évitez les erreurs qui peuvent coûter cher à votre entreprise ! Découvrez la fonctionnalité en action ⤵️ 

​🔄 Fonctionnement pratique : démonstration en situation réelle


Pour illustrer concrètement le mécanisme, prenons l'exemple d'une société de services dont le directeur général a décidé que tout devis important doit être validé en interne avant d'être envoyé au client.

Le commercial vient de finaliser un devis conséquent ⏤ c'est exactement là que le processus d'approbation entre en jeu.



    Étape 1 : Déclenchement de la demande


Le commercial passe le champ "Approbation interne" à "Demandée". 

Dès cet instant, la fiche se verrouille : plus aucun champ ne peut être modifié pendant le traitement de l'approbation. 

Ça évite les modifications de dernière minute qui pourraient fausser la décision.



    Étape 2 : Notification de l'approbateur 


Le directeur général reçoit immédiatement un email avec trois options: approuver, déléguer ou rejeter. Il peut agir directement depuis l'email, mais on recommande de cliquer sur le lien pour consulter la fiche complète avant de décider.



    Étape 3 : Examen et décision


L'approbateur accède à la fiche du devis. Contrairement au commercial qui a initié la demande, lui dispose des boutons d'action : approuver, rejeter ou déléguer. Il peut aussi laisser un commentaire (on reviendra sur les limites de cette fonctionnalité).



    Étape 4 : Finalisation


Une fois l'approbation accordée, la fiche change de statut, les champs redeviennent modifiables et le processus peut continuer normalement. 

La traçabilité est complète : qui a demandé, qui a approuvé, quand et dans quel ordre.



🔧 Configuration d’un processus d’approbation 

La création d’un processus s’effectue depuis les paramètres de Zoho CRM, dans la section dédiée aux approbations.                     
              👉🏼 C’est plus simple qu’il n’y paraît — voici les grandes étapes : 

    1. Définir le module et le déclencheur 
On commence par choisir le module concerné (devis, affaires, contacts…), puis on définit la condition qui va lancer le processus. 
Ça peut être un changement de valeur dans un champ, ou des critères plus élaborés combinant plusieurs conditions.

    2. Désigner les approbateurs 
Trois options disponibles : 
        • Par utilisateur : on nomme directement les personnes concernées 
        • Par rôle : toute personne ayant un rôle donné (directeur commercial, par exemple) 
        • Par groupe : les membres d’un groupe prédéfini 
Pour chaque niveau d’approbation, on précise si tous les approbateurs doivent valider ou si un seul suffit. 

    3. Choisir le mode d’approbation 
        • Séquentielle : les approbateurs valident dans un ordre précis, l’un après l’autre 
        • Parallèle : tous les approbateurs peuvent valider simultanément, sans ordre imposé 

    4. Définir les actions automatiques  
 😃 C’est là que ça devient vraiment intéressant. À chaque étape, on peut déclencher des actions : 
        • Après chaque approbation partielle : mise à jour de champs, envoi de notifications 
        • Après l’approbation finale : changement de statut, emails, appel de fonctions ou webhooks 
        • En cas de rejet : modification de statut, notifications aux parties concernées 

    5. Gérer les accès pendant le processus 
On définit le comportement de la fiche à chaque étape : verrouillée pendant l’approbation, à nouveau modifiable une fois validée. 


 📊 Gestion et suivi des approbations


Zoho CRM centralise tout dans un espace dédié : « Mes travaux ». 


    Les approbations en attente

Dans « Mes travaux » → « Approbations », chaque utilisateur voit d’un coup d’œil toutes les demandes qui nécessitent son action. 
On peut approuver, rejeter ou déléguer directement depuis cette interface, sans avoir à ouvrir chaque fiche une par une. 

Pour les collaborateurs dont le quotidien est fait d’approbations, cette page peut facilement devenir l’écran d’accueil du CRM — il suffit de 
personnaliser l’interface en conséquence. 


    L’historique des approbations 

L’onglet « Historique des approbations » conserve la trace de tout ce qui s’est passé : qui a approuvé ou rejeté, à quelle date et heure, sur quel 
enregistrement, et dans quel ordre pour les processus séquentiels. 

Les administrateurs ont une vue globale sur tous les utilisateurs, les autres ne voient que leurs propres actions. 
C’est particulièrement utile pour les audits internes ou les processus qui nécessitent une traçabilité rigoureuse. 



🔦 Flexibilité et options avancées


    Déclenchement automatique basé sur des critères 

Plutôt que de laisser l'utilisateur décider manuellement, le système peut déclencher l'approbation automatiquement.

       👉🏼 Par exemple : tout devis supérieur à 50 000 € entre en approbation sans que personne n'ait à y penser, toute remise dépassant 15 % nécessite une validation systématique : moins de risques d'oubli, plus de fiabilité ! 


    Approbation par rôle ou groupe

Quand un rôle ou un groupe est désigné comme approbateur, on précise si n'importe quel membre peut valider ou si tous doivent le faire.
C'est ce qui permet d'orchestrer des processus complexes, comme un comité d'administration où les règles de vote varient selon les situations.


    Intégration avec des fonctions personnalisées 

À chaque étape du processus, on peut aller plus loin en déclenchant des fonctions Deluge pour une logique métier complexe, des webhooks pour notifier des systèmes externes, ou des workflows pour des automatisations complémentaires. La même flexibilité que ce qu'on trouve des les workflows ou blueprints.


    Délégation d'approbation

Un approbateur absent ? Il peut déléguer sa validation à un autre utilisateur. Le processus continuer sans blocage.


 🔧 Limitations et solutions de contournement


    Les commentaires sont peu visibles 

Le système permet d’ajouter des commentaires lors d’une approbation ou d’un rejet, mais ils ne sont pas facilement accessibles ensuite. 
Mieux vaut utiliser les notes ou commentaires standards de la fiche pour documenter les décisions importantes. 


    La personnalisation des emails est limitée 

Les notifications suivent un format prédéfini difficilement modifiable. Pour des communications plus personnalisées, la solution est de désactiver 
les notifications natives et de créer des emails sur mesure via des workflows ou des fonctions. 


    Les critères ne peuvent pas interroger directement les lignes de produits 

Si vous souhaitez déclencher une approbation en fonction d’un produit spécifique dans un devis, il faut passer par un intermédiaire : un champ au 
niveau du devis, mis à jour automatiquement via workflow quand le produit en question est ajouté.  
Ce champ sert ensuite de critère de déclenchement. Un contournement simple, mais à anticiper dès la conception. 


 📌 Disponibilité et prérequis


    ✅ Éditions concernées 

La fonctionnalité est disponible à partir de l’édition Entreprise de Zoho CRM, ainsi que dans l’édition Ultimate et Zoho One. 


    💡Aucun développement nécessaire 

Tout ce qui a été présenté dans cet article relève de la configuration native. 
Seules certaines personnalisations avancées ⎯ synchronisation depuis les lignes de produits, emails très personnalisables ⎯ peuvent nécessiter une fonction ou un wrokflow complémentaire. 


   ☝🏼 Un compte par approbateur 

Chaque participant au processus doit avoir son propre compte utilisateur dans Zoho CRM. 
Les approbateurs externes à l’organisation ne peuvent pas utiliser cette fonctionnalité — pour eux, c’est la signature électronique qui prend le relais. 




 🔎 Pour aller plus loin...

 📺 Regardez le replay complet du webinaire pour voir ces concepts en action avec des démonstrations live (lien en début d'article).


 💬 Des questions ? N’hésitez pas à les poser en commentaire, nous y répondrons avec plaisir.

 

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]]>Fri, 27 Feb 2026 17:17:42 +0100<![CDATA[Interview WEELOVA – De la dispersion des données à un CRM unifié avec Zoho]]>https://www.tranzition.fr/blogs/post/interview-weelova-–-digitaliser-une-activité-spécialisée-avec-zoho-et-un-accompagnement-sur-mesure.Découvrez comment WEELOVA a centralisé ses données dispersées (Excel, Airtable, site web) grâce à Zoho CRM et TranZition. Automatisation, vision client unifiée et croissance maîtrisée.]]>
Alain Viry

 Alain Viry, co-fondateur de Weelova

« Avec Zoho et la bonne équipe, nous avons pu construire un système qui nous ressemble,évolutif et solide. C'est cette liberté d'adaptation qui fait toute la richesse du projet.» 

Le résumé des plus pressés ⚡

👤 Activité : WEELOVA est une entreprise dédiée à la coiffure à domicile. Elle développe et commercialise des produits, des formations, et une application métier conçue sur mesure.


🎯 Objectif : centraliser les données, automatiser les process et professionnaliser le pilotage de l’activité.


🛠️ Solution : déploiement de Zoho CRM, Zoho Marketing Automation, Zoho Social, intégration web, synchronisation Excel, Writer, PhoneBridge, avec accompagnement sur-mesure par TranZition.


🔑 Résultats :

  • Données centralisées et process harmonisés
  • CRM connecté au site web et au fichier produits
  • Automatisations marketing déclenchées selon les achats
  • Vision client unifiée et évolutive

🧩 Mots-clés : Zoho CRM, e-commerce, application métier, coiffure, marketing automation, Writer, Social, PhoneBridge, intégration web, TranZition

Qui est WEELOVA et quelle est votre activité ?

WEELOVA est une entreprise commerciale dédiée à un marché spécialisé : la coiffure à domicile.

Nous développons et commercialisons une offre complète composée :

  • de produits professionnels,

  • de formations,

  • et d’une application métier conçue sur mesure, également appelée WEELOVA.


Cette application a pour vocation de simplifier la gestion quotidienne des coiffeuses à domicile : gestion des fiches clients, facturation, historique des visites et achats, suivi des ventes, réapprovisionnement, fidélisation…

Chaque année, l’offre s’enrichit, et notre ambition est claire : devenir un partenaire de référence pour ce marché.


WEELOVA, un écosystème global dédié aux coiffeurs à domicile

Applications Zoho utilisées 

Zoho CRM : l'application centrale
Zoho Marketing Automation : vision 360° clients
Zoho Social : piloter les réseaux sociaux 
Intégration WhatsApp Business et SMS Magic 

Avant Zoho, comment étiez-vous organisés?

Notre organisation reposait sur plusieurs outils non connectés :

  • Excel pour centraliser les infos clients et collaborer entre services (call center, marketing, formation),

  • Airtable pour suivre les utilisateurs de l’application,

  • La base de données du site web pour gérer les commandes produits.


Nous avions également commencé à intégrer quelques données dans Zoho CRM, sans en exploiter toutes les capacités.

Résultat : une dispersion des données, des traitements manuels à chaque opération marketing ou commerciale, et un fonctionnement devenu trop contraignant.

Il était temps de trouver une solution unifiée, évolutive et efficace.

Pourquoi Zoho?

Zoho nous a semblé être un bon point de départ :

  • un CRM personnalisable,

  • une suite d’applications complète,

  • et un tarif très compétitif via le package Zoho One.


En interne, nous n’avions ni les compétences, ni le temps pour mener un projet de cette ampleur.

Nous avons donc exploré plusieurs options (consultants indépendants, freelances, intégrateurs…) avant de choisir TranZition, qui proposait un accompagnement structuré et flexible, bien adapté à notre contexte.

Comment s’est passée la mise en place avec tranZition ?

La mission a commencé par une phase d’analyse approfondie de notre fonctionnement :

  • comment nous collectons nos contacts,

  • comment nous les transformons en clientes,

  • comment nous délivrons nos formations.


Cette étape a été doublement utile : elle nous a permis de prendre du recul sur nos process et de poser les bases d’une solution durable.

Nos attentes étaient claires :

  • Centralisation des données pour une vue client complète,

  • Flexibilité pour accompagner notre développement,

  • Personnalisation pour faciliter l’adoption en interne.


Suite à cette analyse, nous avons établi une feuille de route claire, puis démarré la configuration de Zoho CRM, basée sur cette modélisation, avec l’accompagnement de TranZition.

1 - Personnalisation du CRM et intégration des données web  

La configuration du CRM a été assurée par Alexandra de TranZition, en mode agile :

  • configuration,

  • test,

  • validation,

  • puis passage à l’étape suivante.


La deuxième phase a consisté à connecter notre site web, notamment pour synchroniser les commandes produits passées par nos clientes.

Cette étape a été menée en collaboration tripartite avec Benoît Delboe (Cananumériques), le développeur de notre site.

Résultat : depuis chaque fiche contact Zoho, nous pouvons visualiser l’historique de commandes, et déclencher automatiquement :

  • des relances ciblées,

  • des promotions personnalisées,

  • ou des rappels pour les clientes inactives.


Un vrai levier d’efficacité marketing, au service de la pertinence et de la fidélisation.

2 - Une vision client unifiée, au service de la performance marketing  

Nous poursuivons notre travail d’intégration avec :

  • les données de l’application,

  • les processus liés à la formation.


Objectif : avoir, depuis une seule fiche client, une vue globale :

  • Achats de produits

  • Utilisation de l’application

  • Participation aux formations

 

Et au-delà, accéder à :

  • l’historique des commandes,

  • les produits préférés,

  • les pics d’activité selon les saisons,

  • le suivi du parcours de formation.

Cette consolidation ouvre des perspectives clés : personnalisation accrue, ciblage affiné, anticipation des besoins.

Un écosystème Zoho en expansion, selon les besoins métiers  

Avec Zoho One, nous activons les applications selon les priorités.

L’outil central reste Zoho CRM, mais nous utilisons aussi :

  • Zoho Social, pour planifier nos publications réseaux

  • Zoho Marketing Automation, en remplacement de Campaigns

Nous avons intégré WhatsApp dans CRM et Marketing Automation, et travaillons à l’intégration de PhoneBridge pour les appels et SMS directement dans l’interface.

Côté acquisition, nous testons Zoho LeadChain, qui semble répondre à nos besoins en lien avec les campagnes Ads.

Pour la formation, nous explorons des options sur-mesure avec Zoho Creator, ou une intégration avec la plateforme Digiforma.

S’entourer des bonnes expertises pour avancer sereinement  

D’autres projets sont en cours, mais chaque étape demande de la rigueur et parfois des ajustements.

Nous ne regrettons absolument pas notre choix d’avoir été accompagnés.

Le fait de s’entourer de spécialistes, chacun expert de son domaine (CRM, automatisation, intégration web), a été un gain de temps majeur — mais aussi un vrai atout stratégique.

Cela nous permet d’avancer sereinement, tout en gardant la maîtrise.


Quel conseil donneriez-vous à ceux qui veulent digitaliser leur activité ?  

Digitaliser, ce n’est pas empiler les outils.

C’est repenser ses manières de travailler pour gagner en fluidité, cohérence et impact.

Notre conseil :

  • Prenez le temps de poser vos objectifs,

  • Ne partez pas seuls,

  • Entourez-vous de personnes capables de poser le bon cadre, de vous challenger et de vous accompagner dans la durée.


Et surtout, avancez étape par étape, même si vous ne vous sentez pas “prêts”.


Vous aussi, vous voulez utiliser Zoho One efficacement et personnaliser Zoho pour vos besoins métier ?

Chez TranZition, nous vous accompagnons pas à pas : analyse de vos usages, structuration des processus, déploiement progressif et évolutif.
📩 Contactez-nous pour un diagnostic personnalisé et découvrez comment Zoho peut transformer votre quotidien professionnel.

]]>Mon, 09 Feb 2026 07:00:00 +0100<![CDATA[Maîtriser les formulaires dans l’écosystème Zoho : Guide complet tranZition]]>https://www.tranzition.fr/blogs/post/formulaires-zoho-crmGuide complet pour choisir entre les formulaires Zoho CRM, Zoho Forms, Zoho Creator et Zoho Survey. Centralisez vos formulaires, automatisez vos workflows et tracez l'intégralité du parcours client.]]>
Découvrez comment choisir et utiliser efficacement Zoho Web Forms, Zoho Forms, Zoho Creator et Zoho Survey pour optimiser votre collecte de données et votre gestion de la relation client.

⎯ Temps de lecture: 12 minutes 

🚀 Introduction : Pourquoi les formulaires sont stratégiques pour votre CRM

Les formulaires représentent bien plus qu’un simple outil de collecte d’informations. Ils constituent l’un des principaux canaux d’alimentation de votre CRM Zoho, permettant de capturer chaque interaction significative avec vos prospects et clients.


Que vous cherchiez à :

  • Générer des leads qualifiés
  • Recueillir des demandes de devis
  • Collecter des retours clients
  • Gérer des inscriptions à des événements


Le choix du bon outil de formulaire dans l’écosystème Zoho fera toute la différence entre une expérience utilisateur fluide et un parcours client chaotique. 


Le défi ? Zoho propose plusieurs solutions de formulaires - Web Forms, Forms, Creator, Survey - chacune avec ses spécificités. 

Ce guide vous aide à faire les bons choix technologiques pour optimiser votre stratégie de collecte de données.



🎥 ​ Zoho Forms vs Survey vs Creator : guide complet pour vos formulaires Zoho CRM, visionnez le​​ replay du webinaire ci-dessous ⤵️ 



​🔄 Le principe fondamental : Toujours centraliser dans le CRM

Avant d’explorer les différents outils, retenez cette règle d’or qui conditionne toute votre architecture de données :


   ⏐   Quelle que soit la source du formulaire, centralisez systématiquement les données dans votre CRM Zoho.



Pourquoi cette centralisation est cruciale ?


 🎯 Vision client à 360°

Regrouper tous les points de contact au même endroit vous permet de comprendre réellement le parcours de chaque prospect ou client.


 📌 Automatisations simplifiées

Un seul workflow peut traiter les données provenant de sources multiples, sans créer de processus parallèles complexes.


 📊 Reporting consolidé

Vos analyses et tableaux de bord s’appuient sur une base de données unique, garantissant la cohérence de vos indicateurs.


 🔐 Sécurité et conformité

Les données sensibles restent dans un environnement contrôlé, facilitant le respect du RGPD et autres réglementations.



🔧 La pratique avancée : Créer un module “Formulaires” dédié

Une approche que nous recommandons fortement consiste à créer un module personnalisé “Formulaires” dans votre CRM, plutôt que de faire pointer directement chaque formulaire vers les modules Leads ou Contacts.


Le problème de l’écrasement des données


Imaginez ce scénario : un prospect soumet trois formulaires différents sur six mois. Si chaque formulaire met à jour directement sa fiche Lead, les données du premier formulaire sont écrasées par le deuxième, puis par le troisième. Vous perdez la traçabilité du parcours.


La solution : l’historisation complète 


Avec un module dédié, chaque soumission crée un enregistrement distinct, relié au Lead ou Contact correspondant. 

Cette architecture offre :

  • ✅ Historique complet de toutes les interactions formulaires
  • ✅ Vision de l’évolution des besoins et intentions du prospect
  • ✅ Données structurées pour des analyses comportementales
  • ✅ Configuration centralisée avec des règles de disposition adaptées à chaque type

de formulaire


Exemple concret : Dans le cas de notre client AnouMars (société de voyages spatiaux), cette approche permet de suivre le parcours complet : formulaire de contact initial →demande de voyage détaillée → pré-embarquement → enquête de satisfaction.



Zoho Web Forms : La solution simple et rapide

Qu’est-ce que Zoho Web Forms ?


Disponible directement dans Zoho CRM (même sans abonnement Zoho One), les Web Forms constituent la solution la plus accessible pour créer rapidement un formulaire de contact.


✅  Avantages

  • Mise en œuvre immédiate : quelques clics suffisent, aucune compétence technique requise
  • Intégration native au CRM, sans configuration complexe
  • Fiabilité garantie : pas de dépendance à un service tiers
  • Aucun coût supplémentaire


❌  Limites à connaître

  • Expérience utilisateur basique, options de design limitées
  • Absence de logique conditionnelle (impossible d’afficher/masquer des champs selon les réponses)
  • Champs limités à ceux existant dans le module CRM cible
  • Personnalisation visuelle très restreinte


🎯 Cas d’usage recommandé

Formulaire de contact simple sur un site web, sans besoin de personnalisation avancée ou de logique complexe.


Exemple AnouMars : Formulaire de contact basique sur la page d’accueil du site internet.



Zoho Forms : L’outil de référence pour vos formulaires avancés

Zoho Forms représente le meilleur compromis entre richesse fonctionnelle et facilité d’utilisation pour la majorité de vos besoins.



 🚀 Fonctionnalités clés


Interface moderne et responsive

Expérience utilisateur soignée, optimisée pour mobile, tablette et desktop.


Logiques conditionnelles avancées

Affichez ou masquez dynamiquement des sections entières selon les réponses précédentes. Créez des parcours de formulaire intelligents. 


Gestion de fichiers

Permettez aux utilisateurs de joindre des documents (CV, justificatifs, photos, etc.) directement dans le formulaire.


Règles de redirection personnalisées

Orientez les répondants vers différentes pages de remerciement ou pages de destination selon leurs réponses.


Pré-remplissage par URL

Évitez la ressaisie d’informations déjà connues en pré-remplissant des champs via les paramètres d’URL.


Intégrations multiples

Connectez-vous facilement au CRM, Zoho Desk, Zoho Analytics, plateformes de paiement

(Stripe, PayPal), systèmes de réservation, et bien plus.



💡 Cas d’usage : Le formulaire de demande de voyage AnouMars


Dans notre exemple, Zoho Forms est utilisé pour le formulaire de demande de voyage détaillé :


1. Choix de destination : Lune ou Mars


2. Affichage conditionnel : Pour un voyage vers Mars, des questions supplémentaires apparaissent automatiquement :

  • Motivation pour le voyage
  • Condition physique
  • Expérience en sports extrêmes
  • Possibilité de joindre un CV


3.Redirection intelligente : Après soumission, le candidat est orienté vers Zoho Bookings pour réserver un rendez-vous d’évaluation, avec pré-remplissage automatique de ses coordonnées.



 📊 Verdict


Pour 80% de vos besoins en formulaires, Zoho Forms sera la solution idéale. C’est le bon équilibre entre simplicité et puissance.


Zoho Creator : La puissance du low-code pour les besoins complexes

Lorsque les capacités de Zoho Forms atteignent leurs limites, Zoho Creator prend le relais.

Cette plateforme de développement low-code permet de créer des applications métier complètes, incluant des formulaires aux capacités étendues.



🔧  Capacités distinctives


Exécution de scripts en temps réel

Effectuez des calculs, validations et retours d’information instantanés pendant que

l’utilisateur saisit le formulaire.


Connexion à des bases de données

Créez des listes déroulantes dynamiques alimentées depuis le CRM ou des tables Creator, mises à jour en temps réel. 


Logiques métier complexes

Implémentez des règles de gestion sophistiquées impossibles à réaliser dans les autres outils.


Applications de gestion associées

Construisez des interfaces d’administration pour gérer les données référentielles alimentant

vos formulaires.



 💡 Cas d’usage : Le formulaire de pré-embarquement AnouMars


Le formulaire de pré-embarquement illustre parfaitement ces capacités avancées :


1. Liste dynamique de voyages

Alimentée depuis une base de données Creator, mise à jour en temps réel par l’équipe via une interface dédiée. Pas besoin de modifier le formulaire à chaque nouveau départ.


2. Contrôle d’âge automatique

Le système calcule l’âge du candidat à la date du voyage sélectionné et vérifie qu’il respecte l’âge minimum requis (18 ans).


3. Suggestions intelligentes

Si le candidat est trop jeune pour le voyage choisi, le système identifie automatiquement les prochains départs pour lesquels il sera éligible et affiche ces suggestions.



 ⚠️ Contreparties à considérer

  •  Complexité technique : nécessite des compétences en développement low-code
  •  Temps de mise en œuvre : conception et déploiement plus longs
  •  Interface “application métier” : moins adaptée à un site web marketing grand public

 

 

🎯 Cas d’usage recommandé

Formulaires avec règles métier complexes, calculs en temps réel, ou nécessitant l’accès à des bases de données dynamiques et évolutives.



Zoho Survey : L’outil spécialisé pour mesurer et évaluer

Zoho Survey se distingue radicalement des autres outils par sa spécialisation dans l’évaluation et l’analyse. 



 🎯 La différence fondamentale


Alors que Forms et Creator sont orientés vers l’action (créer un lead, déclencher un processus), Survey est conçu pour évaluer et mesurer.



📊 Fonctionnalités spécifiques


Types de questions spécialisés

  •  Échelles de Likert (1 à 5, 1 à 10)
  •  Net Promoter Score (NPS)
  • Matrices de questions
  • Questions de classement
  • Sliders visuels


Rapports analytiques natifs

Tableaux de bord automatiques générés sans aucune configuration. Visualisations graphiques immédiates des résultats.


Scoring et quiz

Attribuez des points aux réponses, évaluez des connaissances, créez des tests de compétences.


Analyse de sentiment

Traitement automatique des réponses ouvertes pour identifier les tendances positives ou négatives.



 💡 Cas d’usage : L’enquête de satisfaction AnouMars


L’enquête de satisfaction envoyée après chaque voyage spatial utilise Zoho Survey pour mesurer :


  • Probabilité de recommandation (NPS) : “Sur une échelle de 0 à 10, recommanderiez-vous AnouMars à vos amis ?”
  • Niveau de satisfaction global par thématique (hébergement, restauration, activités, équipage)
  • Intention de réachat : “Envisagez-vous de réserver un nouveau voyage ?”
  • Commentaires libres analysés automatiquement


Les résultats sont compilés dans des rapports visuels, permettant un suivi en temps réel de la satisfaction client sans effort de configuration.



🧭 Règle de choix


   ⏐  Utilisez Survey pour évaluer et analyser, Forms pour collecter et agir.


Si votre objectif est de générer un lead, une inscription ou une demande de service : Forms.

Si votre objectif est de mesurer un niveau de satisfaction, recueillir des feedbacks ou évaluer des compétences : Survey.



Zoho Flow : Intégrer des formulaires externes

Tous vos formulaires ne seront pas nécessairement hébergés sur des plateformes Zoho.

Partenaires, agences de communication ou contraintes techniques peuvent vous amener à utiliser des outils tiers comme Typeform, Google Forms, JotForm, ou autres.


Qu’est-ce que Zoho Flow ?

Zoho Flow est la solution d’intégration qui permet de connecter ces applications externes à votre CRM, sans développement API complexe.



🔄 Principe de fonctionnement


1. Sélection du déclencheur

“Nouvelle soumission de formulaire Typeform”


2. Définition de l’action

“Créer un enregistrement dans le module Formulaires de Zoho CRM”


3. Mapping des champs

Faites correspondre les champs du formulaire externe avec les champs de votre CRM



💡 Cas d’usage : Campagne Instagram AnouMars

L’agence de communication d’AnouMars lance une campagne Instagram avec un formulaire Typeform pour son design moderne et son expérience mobile optimale.


Grâce à Zoho Flow, chaque soumission :

    1. Crée automatiquement un enregistrement dans le module Formulaires du CRM

    2. Est traitée exactement comme les formulaires natifs Zoho

    3. Déclenche les mêmes workflows et automatisations


 ✅ Avantages

  • Centralisation maintenue malgré la diversité des sources
  • Pas de développement complexe : interface no-code
  • Centaines d’applications supportées : Typeform, Google Forms, JotForm, HubSpot

Forms, etc.

  • Workflows multi-applications : combinez plusieurs actions dans différents outils


 ☝🏼 Note importante

Flow est rarement nécessaire pour connecter des applications Zoho entre elles, les intégrations natives étant généralement suffisantes et plus performantes.



📌 Comparatif : Zoho Forms vs Zoho Survey

La confusion entre ces deux outils est fréquente. Voici un tableau comparatif pour vous aider à choisir :





 🎯 En résumé


Choisissez Zoho Forms quand vous voulez :
  • Collecter des données pour créer un lead ou un contact
  • Déclencher des actions automatiques après soumission
  • Intégrer avec d’autres outils (CRM, paiement, réservation)
  • Créer des parcours conditionnels complexes 


Choisissez Zoho Survey quand vous voulez :

  • Mesurer la satisfaction client (NPS, CSAT)
  • Conduire des études quantitatives
  • Créer des quiz avec scoring
  • Analyser des tendances avec des rapports automatiques


💡 Cas pratique complet : le parcours client AnouMars

Voyons maintenant comment orchestrer l’ensemble de ces outils pour couvrir un parcours client de bout en bout.



    Étape 1 : Premier contact (Zoho Web Forms)


Contexte : Un visiteur découvre le site AnouMars et soumet le formulaire de contact basique.


Résultat :

  • Un Lead est créé automatiquement dans le CRM
  • Le premier formulaire “Contact initial” est attaché à sa fiche
  • Un email de confirmation est envoyé


    Étape 2 : Demande détaillée (Zoho Forms)


Contexte : Intéressé par un voyage vers Mars, le prospect reçoit un email avec le lien vers le formulaire de demande détaillée.


Résultat :

  • Le formulaire affiche conditionnellement les questions spécifiques à Mars
  • Le système identifie le Lead existant grâce à l’email
  • Un deuxième formulaire “Demande de voyage” est attaché à sa fiche
  • Redirection automatique vers Zoho Bookings pour réserver un rendez-vous d’évaluation (avec pré-remplissage)


    Étape 3 : Pré-embarquement (Zoho Creator)


Contexte : Après validation de ses aptitudes lors du rendez-vous, le candidat reçoit le lien vers le formulaire de pré-embarquement.


Résultat :

  •  Le système vérifie automatiquement que le candidat a 18 ans au moment du départ
  • Si trop jeune, des suggestions de voyages alternatifs s’affichent
  • Un troisième formulaire “Pré-embarquement” est attaché
  • Le Lead est converti en Contact (client confirmé)


    Étape 4 : Campagne marketing (Typeform + Zoho Flow)


Contexte : Parallèlement, une campagne Instagram diffuse un formulaire Typeform pour attirer de nouveaux prospects.


Résultat :

  • Chaque soumission Typeform déclenche un Flow
  • Un nouveau Lead est créé dans le CRM avec le formulaire attaché
  • Les mêmes automatisations s’appliquent que pour les formulaires natifs


    Étape 5 : Satisfaction post-voyage (Zoho Survey)


Contexte : Une semaine après le retour du voyage spatial, une enquête de satisfaction est envoyée.


Résultat :

  • Le client évalue son expérience sur plusieurs critères
  • Les résultats alimentent des tableaux de bord analytiques
  • Le formulaire “Enquête satisfaction” est attaché au Contact
  • Un workflow identifie les clients détracteurs (NPS < 6) et alerte le service client



📊 Vision globale


Dans la fiche du Contact, l’historique complet des formulaires soumis est visible :

    1. Contact initial (Web Forms)

    2. Demande de voyage (Forms)

    3. Pré-embarquement (Creator)

    4. Satisfaction post-voyage (Survey)

    5. Éventuellement : Formulaire campagne Instagram (Typeform via Flow)


Cette vision à 360° permet de comprendre le parcours complet du client, de la découverte à la fidélisation.


Conclusion : Votre stratégie de collecte de données

La multiplicité des solutions de formulaires dans l’écosystème Zoho n’est pas une faiblesse, mais une richesse qui permet de répondre précisément à chaque besoin.


🎯 Les 7 principes directeurs à retenir


1. Centralisez systématiquement dans le CRM

Quelle que soit la source du formulaire (natif Zoho ou externe), faites remonter les données dans votre CRM.


2. Créez un module Formulaires dédié

Pour historiser toutes les soumissions et éviter l’écrasement de données.


3. Commencez simple avec Web Forms

Pour les besoins basiques sans personnalisation avancée.


4. Privilégiez Zoho Forms

C’est la solution de référence pour 80% de vos besoins avancés.


5. Passez à Creator uniquement si nécessaire

Pour des logiques métier complexes, calculs en temps réel, ou bases de données dynamiques.


6. Utilisez Survey pour évaluer

Toute démarche d’enquête, de mesure de satisfaction ou d’analyse qualitative.


7. Exploitez Flow pour les outils externes

Lorsque vous devez intégrer des formulaires tiers incontournables.



🚀 Passez à l’action


Cette approche structurée garantit :

  •     ✅ Une expérience utilisateur optimale adaptée à chaque contexte
  •     ✅ La cohérence et qualité de vos données CRM
  •     ✅ Une traçabilité complète du parcours client
  •     ✅ Des automatisations efficaces basées sur des données centralisées


Les formulaires ne sont pas de simples points de collecte, mais des éléments stratégiques de votre relation client qui méritent une réflexion approfondie sur leur conception et leur intégration.


En maîtrisant ces différents outils et en appliquant les bonnes pratiques présentées, vous disposez de tous les leviers pour construire un système de collecte de données performant, évolutif et parfaitement adapté à vos processus métier.


Pour aller plus loin...

 📺 Regardez le replay complet du webinaire pour voir ces concepts en action avec des démonstrations live (lien en début d'article).


 💬 Des questions ? N’hésitez pas à les poser en commentaire, nous y répondrons avec plaisir.

 

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Zoho CRM for Everyone : interface repensée, teamspaces, modules d’équipe et vues enrichies pour une gestion client plus simple et efficace.

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]]>Fri, 06 Feb 2026 07:01:08 +0100<![CDATA[Qualité des données dans Zoho CRM : les bonnes pratiques pour une base propre et conforme]]>https://www.tranzition.fr/blogs/post/qualite-donnees-zohocrm-bonnes-pratiquesQualité des données dans Zoho CRM : découvrez les bonnes pratiques et outils (Blueprint, fonctions Deluge, Client Scripts) pour une base propre, structurée, sans doublons et conforme aux futures exigences de facturation électronique.]]>

Les données propres dans votre CRM s'imposent aujourd'hui comme l'un des enjeux les plus critiques pour garantir l'efficacité de vos processus commerciaux et marketing. Zoho CRM, en tant que base maître de votre système d'information, nécessite une attention particulière sur la qualité des données qui y sont stockées. 

Dans ce flash webinaire de fin d'année, François Nanquette et Guillaume Lévy vous présentent les bonnes pratiques et outils pour maintenir une base de données irréprochable.


🎥 ​Qualité des données dans Zoho CRM : Blueprint, contrôles et bonnes pratiques, visionnez le​​replay du webinaire ci-dessous ⤵️ 



Zoho CRM centralise l'ensemble de vos données clients et prospects. Chaque information saisie, importée ou collectée via formulaire génère des enregistrements qui alimentent vos processus métier. 


L'outil devient le point d'entrée principal de votre écosystème, particulièrement si vous utilisez Zoho One avec l'ensemble des applications intégrées. La qualité ou la non-qualité des données en CRM se répercute directement dans toutes vos autres applications : facturation, marketing automation, analytics, et bien plus encore.

🧹 La gestion de la qualité des données transforme radicalement votre efficacité opérationnelle.


Trois enjeux majeurs reviennent régulièrement dans la gestion des données CRM et justifient une attention particulière. 

Le premier concerne les données propres : format cohérent, champs obligatoires remplis, syntaxe correcte. 

Le second enjeu est celui des doublons, véritable plaie des bases de données qui multiplie les erreurs et brouille la vision client. 

Enfin, un nouvel enjeu réglementaire arrive avec Facture X (facturation électronique obligatoire en 2027), qui impose la présence de données structurées spécifiques comme le SIRET, le numéro de TVA et une adresse normalisée.

Pour relever ces défis, trois outils de Zoho CRM se révèlent particulièrement efficaces : Blueprint pour orchestrer la qualification qualité, les fonctions Deluge pour automatiser les contrôles et corrections, et les Client Scripts pour valider les données en temps réel côté utilisateur. Ces trois composants, déjà présentés dans des flash précédents, constituent la trousse à outils idéale pour maintenir une base de données irréprochable.

​​​​Zoho CRM comme base maître : l'importance d'une donnée fiable dès l'entrée

Que vous soyez sur Zoho One avec l'ensemble des applications ou que vous intégriez d'autres outils externes, Zoho CRM a vocation à être votre base maître. 

C'est le point d'entrée principal des données clients et prospects. Cette position centrale signifie que toute erreur, toute incohérence ou tout doublon dans le CRM se propagera inexorablement dans vos autres systèmes : vos factures via Zoho Books, vos campagnes via Zoho Campaigns, vos rapports via Zoho Analytics.

Cette réalité rend encore plus nécessaire l'implémentation de contrôles rigoureux dès la création des enregistrements. 

L'objectif : garantir que seules des données parfaites entrent dans votre CRM.

SOMMAIRE

  1. Zoho CRM, la base maître 
  2. La qualification qualité avec Blueprint
  3. Les 4 contrôles qualité essentiels
  4. Démonstration du processus 
  5. Les doublons, comment les gérer de manière préventive, et curative?
  6. Facture X: facturation électronique obligatoire
  7. Les +: extension de recherche, surveiller la qualité et nettoyer une base existante

​Vocabulaire et structure : Lead vs Prospect

Une précision terminologique s'impose avant d'aller plus loin. Le module qui apparaît souvent en français sous le nom "Prospect" devrait être remplacé par "Lead". Deux raisons justifient ce choix :

Le mot "Lead" est universel : utilisé massivement dans le marketing numérique, il facilite la communication entre équipes commerciales et marketing. Avoir le même vocabulaire pour désigner les mêmes concepts évite les confusions et améliore la collaboration.

Le Lead a vocation à être converti : un Lead se transforme en Contact, Compte et Affaire. Cette conversion peut automatiquement déclencher un changement de statut du compte :

  • Si la conversion génère une première affaire → le statut du compte devient "Prospect"

  • Si cette affaire est gagnée → le compte devient automatiquement "Client"

On peut également définir qu'un Lead est quelqu'un qui a manifesté un intérêt pour votre offre, mais dont vous n'avez pas encore décidé s'il mérite d'être poursuivi. La qualification métier permet précisément de prendre cette décision.


Les symptômes d'une base de données non maîtrisée

Cas n°1 : L'email impersonnel

Vous lancez un emailing de masse. Votre modèle d'email contient "Bonjour {Prénom},". Résultat affiché : "Bonjour ," avec un blanc embarrassant à la place du prénom. Le modèle est pourtant correctement paramétré avec le champ de fusion prénom. 

Le problème se situe dans l'enregistrement lui-même : le champ "Prénom" n'a jamais été rempli.

Cas n°2 : La civilité manquante

Même scénario avec la civilité. Votre email commence par "{Civilité} {Nom},". Sans civilité renseignée, votre message professionnel démarre par un vide gênant. Là encore, le modèle est correct, mais la donnée source est incomplète.

Cas n°3 : Le contrat mal généré

Plus critique encore : vous générez un contrat via Zoho Writer pour envoi et signature électronique. Les champs de fusion produisent des résultats aberrants avec des espaces vides, des informations manquantes. Un contrat envoyé dans cet état nuit gravement à votre crédibilité professionnelle.

La cause profonde : des données mal saisies

En creusant, on découvre que l'enregistrement initial présente des anomalies flagrantes :

  • Le champ "Nom" contient en même temps prénom et nom

  • Le champ "Prénom" est vide

  • La civilité n'a pas été sélectionnée (le petit carré vide devant le nom le confirme)

Ces erreurs de saisie initiale se répercutent dans tous les processus en aval. D'où l'importance de contrôler la qualité dès l'entrée des données.

​​Blueprint : orchestrer la qualification qualité

blueprint zoho crm

La qualification métier classique

Blueprint sert traditionnellement à orchestrer la qualification métier des Leads. Vous définissez des critères : niveau de chiffre d'affaires minimum, secteur d'activité cible, taille d'entreprise, etc. En fonction de cette qualification, le Lead emprunte différents chemins :

  • Conversion vers Contact/Compte/Affaire pour les Leads qualifiés

  • Suppression pour ceux qui ne correspondent pas à votre cible

  • Nurturing pour ceux qui nécessitent une maturation (communication régulière automatisée)

L'étape finale : la qualification qualité

L'approche recommandée consiste à ajouter une étape de qualification qualité juste avant la conversion. Pourquoi en toute fin ? Pour ne pas imposer de contraintes trop fortes aux équipes pendant la phase de qualification métier. À ce stade préliminaire, une information manquante n'est pas bloquante.

En revanche, avant la conversion, il devient impératif de garantir que toutes les données essentielles sont présentes et correctement formatées. Cette ultime étape de contrôle qualité valide :

  • La présence des champs obligatoires (civilité, prénom, nom)

  • La syntaxe correcte des données (majuscules, minuscules, prénoms composés)

  • L'unicité (pas de doublon via le SIRET)

  • La cohérence globale de l'enregistrement

Faire entrer tous les Leads dans Blueprint

Le principe est simple : tout Lead doit parcourir le Blueprint de qualification qualité. Pour garantir cela, on définit un statut d'entrée unique : "Identifié".

Trois sources principales de Leads, trois façons d'assurer le statut "Identifié" :

1. Saisie manuelle : Le statut par défaut des nouveaux Leads est paramétré à "Identifié". Tout Lead créé manuellement entre automatiquement dans le Blueprint.

2. Import de fichier : Dans votre fichier d'import, vous ajoutez une colonne "Statut" avec la valeur "Identifié" pour toutes les lignes. Tous les Leads importés entrent dans le Blueprint.

3. Formulaire web : Dans Zoho Forms (ou tout autre formulaire), vous ajoutez un champ masqué "Statut du Lead" pré-rempli avec "Identifié". Les visiteurs ne voient pas ce champ, mais la donnée remonte automatiquement dans le CRM, déclenchant l'entrée dans le Blueprint.

Bloquer la conversion directe

Un utilisateur pressé pourrait être tenté de cliquer directement sur le bouton "Convertir" disponible dans l'interface standard, court-circuitant ainsi tout le processus de qualification. Pour empêcher cela, on retire l'autorisation de conversion dans les paramètres de profil utilisateur :

  • Décocher "Convertir"

  • Décocher "Convertir en masse"

Résultat : l'utilisateur ne peut convertir que via le Blueprint. Impossible de sauter les étapes. La seule façon d'avancer dans le traitement du Lead est de suivre le processus défini.

​​Les quatre contrôles essentiels de la qualification qualité

Contrôle n°1 : La civilité obligatoire

Zoho CRM ne permet pas nativement de rendre le champ "Civilité" obligatoire. Pour contourner cette limitation, on utilise une règle de validation qui exécute une fonction Deluge.

Paramétrage : Configuration → Lead → Règles de validation → Créer une règle qui vérifie la présence de la civilité.

Fonctionnement : Si la civilité n'est pas renseignée, un message d'erreur bloque l'enregistrement : "Il est nécessaire de renseigner la civilité". L'utilisateur doit obligatoirement sélectionner une option dans le menu déroulant (M., Mme, Dr, Me, etc.) avant de pouvoir continuer.

Contrôle n°2 : Le statut du Lead verrouillé

Un utilisateur pressé pourrait être tenté de changer manuellement le statut du Lead pour "gagner du temps" et passer directement à "Qualifié". Cette tentative de court-circuit doit être bloquée.

Solution : Une fonction de validation empêche tout changement de statut qui ne respecte pas la progression du Blueprint. Si l'utilisateur tente de modifier le statut manuellement, le système refuse l'opération. La seule façon d'avancer : suivre les étapes du Blueprint dans l'ordre défini.

Contrôle n°3 : La correction automatique de syntaxe

Les erreurs de syntaxe sont fréquentes : noms en minuscules, prénoms composés sans majuscule au second prénom, espaces mal placés. Une fonction Deluge déclenchée par le Blueprint corrige automatiquement ces erreurs.

Exemples de corrections :

  • "jean-françois" → "Jean-François"

  • "DUPONT" → "Dupont"

  • "marie claire" → "Marie Claire"

Règles appliquées :

  • Prénom : première lettre en majuscule, reste en minuscules, gestion des prénoms composés

  • Nom : première lettre en majuscule, reste en minuscules

Cette correction automatique garantit une homogénéité de présentation dans tous vos documents et communications, sans solliciter l'utilisateur.

Contrôle n°4 : L'unicité par SIRET et la prévention des doublons

C'est le contrôle le plus stratégique, avec une double utilité immédiate et future.

Problématique des doublons de compte : Lors de la conversion d'un Lead, le système crée un Compte. Si ce compte existe déjà dans la base avec une orthographe légèrement différente ("tranZition SAS" vs "SAS tranZition" vs "tranZition"), on se retrouve avec des doublons. Cela fragmente l'historique client, multiplie les erreurs et nuit à la vision 360°.

Solution : le champ SIRET unique : Utiliser le nom de société comme identifiant unique est risqué (variations orthographiques, ordre des mots, abréviations). Le SIRET, en revanche, est universel et unique. Une société ou un établissement n'a qu'un seul SIRET.

Implémentation :

  1. Créer un champ "SIRET" dans le module Lead

  2. Cocher "Champ unique" dans les paramètres

  3. Utiliser une fonction Deluge qui interroge l'API Data.gouv.fr pour récupérer automatiquement le SIRET à partir du nom et de la ville de l'entreprise

Résultat lors de la conversion :

  • Si le SIRET n'existe pas dans la base → création d'un nouveau Compte

  • Si le SIRET existe déjà → rattachement du nouveau Contact au Compte existant, sans créer de doublon

  • L'Affaire créée est correctement associée au bon Compte et au bon Contact

Bénéfice pour Facture X (2027)

La facturation électronique obligatoire (Facture X) impose la présence de données spécifiques dans les factures : SIRET, numéro de TVA, adresse normalisée. En récupérant systématiquement ces informations via Data.gouv.fr dès la création du Lead, vous vous mettez en conformité par anticipation. Votre base maître CRM alimentera automatiquement Zoho Books (ou votre outil de facturation) avec des données conformes aux exigences réglementaires.

​​Démonstration : le processus en action


Création manuelle d'un Lead

Je crée un nouveau Lead manuellement. Je tente d'enregistrer sans remplir la civilité. Blocage immédiat : "Il est nécessaire de renseigner la civilité". Impossible de continuer.

Je sélectionne "M." et je saisis volontairement le prénom n'importe comment : "jean-FRAnçois" avec des majuscules aléatoires. Je veux gagner du temps, alors je tente de changer le statut directement à "Qualifié". Refus du système : "Vous devez obligatoirement être en statut Identifié".

Je reviens au statut correct. Le bouton Blueprint apparaît : "Qualification". Je remplis les champs demandés : nom de la société ("tranZition"), ville ("Paris"), etc. Tant que les champs obligatoires ne sont pas tous remplis, je ne peux pas passer à l'étape suivante.

J'enregistre. La fonction Deluge s'exécute : le prénom mal saisi est automatiquement corrigé en "Jean-François". Simultanément, le système interroge Data.gouv.fr et affiche le SIRET de l'entreprise tranZition située à Paris. Message de confirmation : "Succès, données mises à jour".

Je passe à l'étape suivante : "Convertir". Le système me confirme la création :

  • ✅ Contact créé

  • ✅ Compte créé

  • ✅ Affaire créée

Second Lead de la même personne

Nouveau scénario : je reçois via un formulaire web un second Lead de Jean-François, la même personne. Cette fois, il a correctement saisi son prénom, mais a utilisé son email personnel (alors que le premier Lead contenait son email professionnel @tranZition.fr).

Je lance la conversion. Le système récupère le SIRET (identique), lance le processus. Résultat :

  • Contact : un seul contact existe. Le système a identifié qu'il s'agissait de la même personne (même prénom, même nom, même société). L'email professionnel a été conservé, l'email personnel ignoré. Pas de doublon.

  • Compte : toujours un seul compte "tranZition". Le SIRET unique a empêché la création d'un second compte.

  • Affaire : une nouvelle affaire a été créée, correctement rattachée au Contact et au Compte existants.

Le champ "Doublon?" pour les Contacts

Comment le système a-t-il détecté que c'était la même personne ? Grâce à un champ unique caché que nous appelons "Doublon?". Ce champ concatène :

  • Prénom

  • Nom

  • Nom de la société

Cette concaténation crée un identifiant unique. Si un nouveau Lead arrive avec exactement le même prénom, le même nom et la même société, le système le rattache au Contact existant au lieu d'en créer un nouveau.

Limitation : Cette méthode ne résout pas 100% des cas (variations orthographiques possibles), mais elle traite efficacement environ 90% des situations de doublons potentiels.

​​La gestion préventive des doublons via les champs uniques

Le principe des champs uniques

Dans les paramètres de champ, Zoho CRM permet de cocher "Ne pas autoriser les valeurs dupliquées". Cette option transforme le champ en identifiant unique : deux enregistrements ne peuvent pas avoir la même valeur pour ce champ.

Champs recommandés en unique :

  • SIRET pour les Comptes

  • Prénom + Nom + Entreprise pour les Contacts (via concaténation)

La concaténation : contourner les limitations

Zoho CRM propose un type de champ "Formule" qui permet théoriquement de concaténer des champs. Problème : ce champ n'est pas mappable lors de la conversion Lead → Contact. On ne peut pas l'utiliser directement.

Solution de contournement : créer un champ texte standard et utiliser une fonction Deluge qui :

  1. Récupère les valeurs de Prénom, Nom et Société

  2. Les concatène en une seule chaîne : "Jean-François_Dupont_tranZition"

  3. Remplit automatiquement le champ unique avec cette concaténation

Ce champ unique empêche la création de doublons lors des conversions et des imports de masse.


Le traitement curatif : fusionner les doublons existants

La fonctionnalité native de fusion

Votre base contient déjà des doublons ? Zoho CRM propose une fonctionnalité de recherche et fusion :

Menu : Module Comptes (ou Contacts) → "Rechercher et fusionner les doublons"

Fonctionnement :

  1. Définir les critères de détection : nom de société, ville, code postal, etc.

  2. Le système identifie les enregistrements correspondants

  3. Proposition de fusion avec comparaison des champs

Important : lors de la fusion, vous choisissez les valeurs à conserver pour chaque champ divergent. Si l'adresse diffère entre deux enregistrements, vous sélectionnez la version correcte.

Fusion vs Suppression : règle d'or

JAMAIS supprimer un enregistrement en doublon. Toujours fusionner.

Pourquoi ? Parce que chaque enregistrement peut avoir des données rattachées :

  • Affaires/Opportunités

  • Contacts associés

  • Historique d'activités

  • Notes

  • Documents attachés

Si vous supprimez l'un des deux comptes, vous perdez tout ce qui était rattaché. La fusion, elle, regroupe toutes les informations des deux enregistrements dans un seul, conservant l'intégralité de l'historique.

Traitement en masse

Lorsqu'on lance la recherche de doublons sur l'ensemble de la base :

1. Fusion automatique : Le système fusionne automatiquement tous les enregistrements strictement identiques (tous les champs ont exactement les mêmes valeurs). Ce premier passage nettoie une partie significative des doublons.

2. Proposition manuelle : Le système liste ensuite tous les enregistrements ayant un identifiant en commun (nom de société, par exemple) mais avec des différences sur d'autres champs. Vous traitez alors ces doublons un par un, en choisissant les valeurs à conserver.

Cette approche combine efficacité (automatisation pour les cas simples) et précision (validation manuelle pour les cas ambigus).


​​Facture X : se préparer à la facturation électronique obligatoire

L'échéance 2027: la facturation électronique devient obligatoire en France en 2027 (Facture X). Cette réglementation impose la présence de données structurées spécifiques dans chaque facture :

  • SIRET du client

  • Numéro de TVA intracommunautaire

  • Adresse exacte et normalisée

  • Forme juridique

Votre CRM comme source de conformité: si votre Zoho CRM est votre base maître et qu'il alimente Zoho Books (ou tout autre outil de facturation), la qualité des données en CRM devient un enjeu de conformité réglementaire.En récupérant systématiquement les informations via Data.gouv.fr (ou votre extension "Recherche Entreprise France"), vous garantissez que :

  • Les SIRET sont présents et valides

  • Les adresses sont normalisées

  • Les numéros de TVA sont corrects

  • La forme juridique est renseignée

Bénéfice : lorsque 2027 arrivera, votre base sera déjà conforme. Aucune mise à jour massive à prévoir, aucun risque de blocage de facturation. Vos processus de facturation via Books s'exécuteront sans interruption, en parfaite conformité réglementaire.


​​L'extension "Recherche Entreprise France"

Évoquée plusieurs fois dans la présentation, cette extension développée par tranZition automatise la récupération des données d'entreprise via l'API Data.gouv.fr.

Fonctionnement : Un bouton apparaît sur les fiches Lead et Compte. En un clic, une fenêtre de recherche s'ouvre, interroge Data.gouv.fr, présente les résultats. Vous sélectionnez l'entreprise correcte, choisissez les champs à mettre à jour (SIRET, adresse, forme juridique, code NAF, TVA), et validez. Toutes les informations remontent automatiquement dans le CRM.

Disponibilité : L'extension est en cours de validation pour publication sur la Marketplace Zoho. Le déploiement public est prévu pour janvier 2025. Elle a déjà été présentée dans un flash webinaire précédent.


Sanity Checks : des tableaux de bord pour surveiller la qualité

Au-delà des contrôles à l'entrée, il est recommandé de mettre en place des tableaux de bord de surveillance dans Zoho Analytics. Ces rapports, appelés "Sanity Checks", mettent en évidence les incohérences dans les données :

  • Contacts sans civilité

  • Comptes sans SIRET

  • Adresses incomplètes

  • Liens brisés entre modules

  • Doublons potentiels

Principe : L'objectif est d'avoir des rapports vides. Si un rapport affiche des données, cela signale un problème. Vous pouvez alors :

  1. Corriger l'incohérence identifiée

  2. Analyser la cause (erreur de saisie, bug, process manquant)

  3. Mettre en place le correctif pour éviter la récurrence

Ces tableaux de bord agissent comme un système d'alerte précoce, vous permettant de détecter et corriger rapidement les dérives de qualité

Nettoyer une base existante

Ce webinaire s'est concentré sur la prévention : garantir la qualité des données entrantes. Mais qu'en est-il des données déjà présentes dans votre CRM, potentiellement accumulées sur des années sans contrôle rigoureux ?

Bonne nouvelle : les mêmes logiques et principes peuvent s'appliquer au nettoyage de la base existante. Selon votre contexte (taille de la base, types d'incohérences, priorités métier), on peut :

  • Exécuter des fonctions Deluge en masse pour corriger la syntaxe

  • Lancer des processus de dédoublonnage complets

  • Récupérer en masse les SIRET manquants via Data.gouv.fr

  • Normaliser les adresses

  • Compléter les champs obligatoires

Ce travail de remise à niveau nécessite généralement un audit initial pour identifier les principales sources de non-qualité, puis un plan d'action progressif. Mais la récompense en vaut la peine : une base propre facilite tous vos processus et améliore drastiquement l'efficacité de vos équipes.


Prochains rendez-vous!

C'était le dernier flash de l'année ! Nous nous retrouverons le 29 janvier 2025 pour un nouveau webinaire consacré aux formulaires dans Zoho. Un sujet crucial car il existe de nombreux endroits où créer des formulaires dans l'écosystème Zoho, et nous débroussaillerons tout cela pour vous aider à choisir le bon outil selon vos besoins.

En attendant, toute l'équipe tranZition vous souhaite de très belles fêtes de fin d'année !

 

Vous souhaitez auditer la qualité de vos données CRM ? Mettre en place des contrôles automatiques ? Nettoyer votre base existante ? Parlons-en !

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creez des templates de documents zoho crm
]]>Fri, 16 Jan 2026 06:21:00 +0100<![CDATA[Créez, envoyez et stockez vos documents avec Zoho]]>https://www.tranzition.fr/blogs/post/créez-envoyez-et-stockez-vos-documents-avec-zohoOptimisez votre gestion de documents dans Zoho CRM grâce à une automatisation complète ! Découvrez comment combiner Zoho Writer, Zoho Sign, Zoho Flow, WorkDrive et Deluge pour générer, envoyer et stocker vos documents contractuels sans effort. Une approche puissante illustrée en vidéo.]]>

Zoho CRM permet d'automatiser la génération et l'envoi de documents contractuels via son intégration native avec Zoho Writer et Zoho Sign. Allons encore plus loin avec un traitement 100 % automatisé grâce à la combinaison de plusieurs outils Zoho.
Dans cette vidéo, nous utilisons la fonctionnalité Kiosk Studio de Zoho CRM, une intégration de Zoho CRM avec Zoho Workdrive depuis Zoho Flow et des scripts simples Zoho Deluge. 

Un webinaire pédagogique adapté à tous les profils d’utilisateurs de Zoho CRM ⤵️

​​Comment optimiser la gestion de documents avec Zoho ?

La génération et l'envoi de documents peuvent être chronophages pour les entreprises. Heureusement, Zoho CRM propose des fonctionnalités natives et avancées pour faciliter ce processus et l'automatiser. 
Dans notre dernier article, nous avons présenté l'intégration native de Zoho CRM avec Zoho Writer pour générer des documents rapidement en récupérant dynamiquement les informations de votre CRM |Article dédié ici. 

À présent, allons un cran plus loin en apprenant à tirer parti des intégrations et des fonctionnalités Zoho pour automatiser la génération, l'envoi et le stockage des documents en minimum de clics.

SOMMAIRE

  1. Comment optimiser la gestion de documents avec Zoho
  2. Avantages de la gestion automatisée des documents
  3. Différentes options pour la génération et l'envoi des documents
  4. Conclusion : Pourquoi automatiser vos processus avec Zoho ? 

​​Avantages de la gestion automatisée des documents avec Zoho CRM

    1. Gagnez un temps considérables en supprimant les traitements manuels de copier-coller, export et imports de fichiers...

    2. Réduisez les erreurs humaines générées par les ressaisies multiples 

    3. Processus standardisés et cohérents : tout le monde suit le même parcours, ainsi, on sécurise également la récolte des données

    4. Meilleure traçabilité des documents : les documents sont stockés par le système selon les règles définies et sans risque de dispersion

    5. Intégration native avec Zoho : les applications Zoho sont pré-intégrées pour vous permettre de faciliter ces automatisations  

    ​​Différentes options pour la génération et l’envoi de documents

    Zoho CRM offre plusieurs possibilités de gérer vos documents.

    Pour générer et stocker des documents dans Zoho, plusieurs options sont disponibles :

    Vous pouvez créer et stocker les documents directement en pièce jointe dans Zoho CRM, au niveau de l’enregistrement. Ils seront alors sauvegardés dans la base de données de Zoho CRM. Il est important de vérifier votre capacité de stockage selon votre abonnement.

    Une autre option consiste à utiliser Zoho WorkDrive pour le stockage, qui s’intègre aussi à Zoho CRM et est accessible depuis les enregistrements. 

    Si vous choisissez cette solution, vous devez disposer des deux outils. Zoho WorkDrive est inclus dans l’abonnement Zoho One. Pour les autres abonnements, vérifiez bien cette possibilité avant de vous engager dans cette voie.

    Pour la génération et l’envoi de vos documents, plusieurs solutions sont également proposées :

    Vous pouvez générer puis envoyer directement un e-mail au contact concerné, ou bien opter pour l’envoi en signature électronique via Zoho Sign. Dans ce cas, vous pouvez configurer un flux avec Zoho Flow qui renvoie le statut de la signature dans le CRM pour faciliter le suivi, avec un champ qui se met automatiquement à jour dès que le document est signé.

    Il est également possible d'intégrer des données provenant de sources externes dans les documents générés. Par exemple, dans notre webinaire ci-dessus, nous vous démontrons comment intégrer des informations sur la distance Terre-Mars obtenues via une requête à ChatGPT. 

    Cette fonctionnalité ouvre de nombreuses possibilités pour enrichir les documents avec des données dynamiques et personnalisées.

    ​​Conclusion : pourquoi automatiser vos processus avec Zoho ? 

    Automatiser votre gestion de documents avec Zoho vous permet de gagner un temps précieux tout en améliorant la qualité et la cohérence des processus documentaires. Grâce à l'intégration poussée entre les différents outils Zoho et les fonctionnalités Zoho CRM, il est possible de créer des workflows complets et sur mesure.


    Que vous souhaitiez simplement stocker des documents générés ou mettre en place un processus complet incluant la signature électronique, Zoho CRM offre des options flexibles pour répondre à vos besoins.

    Vous avez besoin d'aide pour construire vos processus ? 

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    ]]>    Fri, 27 Jun 2025 14:49:23 +0200    <![CDATA[Créez vos premières automatisations avec Zoho Flow]]>https://www.tranzition.fr/blogs/post/créez-vos-premières-automatisations-avec-zoho-flowDécouvrez Zoho Flow une solution web qui permet d'intégrer les données d'une application à une autre et d'automatiser des tâches entre ces différentes applications.]]>

    SOMMAIRE

    1. Présentation de Zoho Flow
    2. Création d'un flux automatisé avec Gmail et Zoho CRM
    3. Intégration avec des applications tierces comme Monday
    4. Utilisation de ChatGPT dans Zoho Flow
    5. Bonnes pratiques et conseils d'utilisation

    ​​Présentation de Zoho Flow​

    Zoho Flow est une puissante application d'automatisation qui permet d'interconnecter plus de 850 applications, qu'elles fassent partie de la suite Zoho ou non. Son objectif principal est de simplifier les processus métier en créant des flux de travail automatisés entre différents outils.

    L'interface de Zoho Flow est intuitive, avec un tableau de bord qui affiche tous les flux créés, leur historique d'exécution et des statistiques de performance. 

    La création de nouveaux flux se fait par glisser-déposer, en sélectionnant un déclencheur (comme la réception d'un e-mail) et en définissant les actions à effectuer en conséquence (par exemple, créer une tâche dans le CRM).

    Un des atouts majeurs de Zoho Flow est sa flexibilité : il peut connecter des applications Zoho entre elles, mais aussi des outils externes comme Gmail, Monday ou même ChatGPT. Cette polyvalence en fait un outil central pour optimiser les processus de travail au sein d'une entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité.

    Découvrez dans ce webinaire comment fonctionne Zoho Flow avec 3 cas d'usages  ⤵️

    Création d'un flux automatisé avec Gmail et Zoho CRM​

      Dans ce flash webinaire, nous proposons plusieurs cas d'usage. Le premier illustre la création automatique d'une tâche dans Zoho CRM à partir d'un e-mail reçu dans Gmail.

      Voici les étapes pour la mise en place de ce flux :
      1. Définir le déclencheur : Réception d'un e-mail dans Gmail
      2. Ajouter un filtre : vérifier si l'objet de l'e-mail contient une phrase spécifique
      3. Configurer l'action : créer une tâche dans Zoho CRM avec les informations de l'e-mail

      Ce flux permet, par exemple, de générer automatiquement une tâche pour télécharger une sauvegarde de données lorsqu'un e-mail de notification est reçu. Vous pouvez aussi ajouter des étapes supplémentaires facilement, comme l'envoi d'une notification Slack ou la mise à jour d'un tableau de bord.

    ​Intégration avec des applications tierces comme ​Monday​

    L'un des points forts de Zoho Flow est sa capacité à s'intégrer avec des applications tierces populaires. Prenons l'exemple de Monday, un outil de gestion de projet largement utilisé. Zoho Flow permet de créer des ponts entre Monday et Zoho Sprint, synchronisant ainsi les informations entre les deux plateformes.

    Un cas d'usage typique serait :
    • La création automatique d'un ticket dans Zoho Sprint lorsqu'un nouvel élément est ajouté dans Monday
    • Suivi d'une mise à jour du statut dans Zoho Sprint lorsqu'un commentaire est ajouté ou que le statut change dans Monday

    Cette intégration permet aux équipes utilisant différents outils de rester synchronisées sans effort manuel. C'est un bon exemple de la façon dont Zoho Flow peut être utilisé comme un « liant » entre plusieurs applications pour former un écosystème cohérent et performant.

    ​​Utilisation de ChatGPT dans Zoho Flow

    L'intégration de ChatGPT dans Zoho Flow offre de nouvelles possibilités d'automatisation intelligente. Un exemple concret présenté lors du webinaire montre comment utiliser ChatGPT pour enrichir automatiquement les fiches d'entreprises dans Zoho CRM.

    Le flux se déroule ainsi :

    1. Création d'un nouveau compte dans Zoho CRM

    2. Envoi automatique du nom de l'entreprise à ChatGPT

    3. Récupération des informations générées par ChatGPT (chiffre d'affaires, secteur d'activité, etc.)

    4. Ajout de ces informations comme note sur la fiche CRM


    Cette intégration permet d'obtenir rapidement des informations pertinentes sur une entreprise, enrichissant ainsi la base de données CRM sans intervention manuelle. C'est un excellent exemple de la façon dont l'IA peut être utilisée pour augmenter l'efficacité des processus commerciaux.

    Bonnes pratiques et conseils d'utilisation​

    Pour tirer le meilleur parti de Zoho Flow, voici nos conseils :

    • Adoptez une approche pas à pas : construisez vos flux de manière progressive, en testant chaque étape individuellement. Cela facilite le débogage et assure que chaque bloc fonctionne comme prévu.

    • Définissez clairement vos objectifs : avant de créer un flux, identifiez le déclencheur, les critères et l'action souhaitée. Cela vous aidera à construire des flux efficaces et ciblés.

    • Utilisez des fonctions personnalisées : vous pouvez créer des fonctions personnalisées pour des calculs ou des traitements spécifiques. Cela rend vos flux plus flexibles et réutilisables.

    • Exploitez l'historique : utilisez l'historique des exécutions pour comprendre comment vos flux fonctionnent et pour identifier d'éventuels problèmes.

    • Exploration des possibilités : Zoho Flow propose une grande variété d'intégrations. Explorez les différentes applications disponibles pour découvrir de nouvelles façons d'optimiser vos processus.


    En suivant ces quelques conseils, vous serez en mesure de créer des automatisations puissantes et efficaces, adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise. Zoho Flow est un outil accessible même aux utilisateurs non techniques, mais qui offre également des fonctionnalités avancées pour les utilisateurs plus expérimentés.

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    Améliorez l'ergonomie zoho crm avec client script
    ]]>    Mon, 28 Apr 2025 08:00:00 +0200    <![CDATA[Améliorez l'ergonomie de Zoho CRM avec Client Script ]]>https://www.tranzition.fr/blogs/post/améliorez-l-ergonomie-zoho-crm-avec-client-script-et-simplifiez-vos-processus-en-temps-réelDécouvrez comment transformer votre expérience utilisateur Zoho CRM grâce aux Client Scripts]]>

    Les difficultés d'adoption par les utilisateurs restent une source de frustration fréquente dans de nombreuses entreprises.


    L'expérience utilisateur joue un rôle déterminant dans l’adoption d’une application, et le CRM ne fait pas exception. Une interface intuitive et bien pensée simplifie l’utilisation quotidienne et favorise son adoption par vos équipes.

    Avec Client Script, vous pouvez aller plus loin en personnalisant Zoho CRM selon vos besoins spécifiques : intégrer votre logique métier, créer des actions sur-mesure et proposer une expérience plus adaptée à vos utilisateurs.

    Qu'est-ce qu'un Client Script dans Zoho CRM ?

    Un Client Script est un morceau de code exécuté directement dans le CRM pour exécuter des tâches spécifiques comme sur les fiches d’enregistrement (contacts, affaires, etc.) dès que certaines actions sont effectuées par vos collaborateurs.

    Les Clients Scripts réagissent immédiatement dès qu’une condition est remplie. Ils peuvent aussi ajouter des validations, des automatisations ou des transformations de données personnalisées.
    En résumé, ils sont une couche d’adaptation à vos propres besoins métiers. Bien utilisés, ils peuvent devenir stratégiques pour l'adoption de votre CRM par les utilisateurs.

    Cas d’utilisation des Client Scripts

    Formatage dynamique des données

    Vous souhaitez que certains champs soient automatiquement renseignés dans un format prédéfini avant de valider votre enregistrement. Grâce aux Client Scripts, il est possible de transformer les données saisies pour qu'elles correspondent à un format standard. Exemple : Le champ « Nom du contact » en majuscule,  « Prénoms » avec une majuscule au début. 

    Client Script permet aussi d’imposer des conditions spécifiques pour valider un enregistrement, comme vérifier que le champ « Téléphone » contient uniquement des numéros d’une région donnée ou qu’un e-mail respecte un domaine particulier.

    Automatisation des calculs complexes

    Besoin de calculer une valeur à partir de plusieurs champs ? Les scripts permettent de réaliser des calculs sans que vos équipes aient à saisir ces informations manuellement. Exemple : calculer une remise spécifique sur une facture en fonction du volume d’achat.

    Suggestions basées sur des règles métiers

    En fonction des données saisies, proposez des recommandations contextuelles. Exemples : suggérer des produits ou services complémentaires selon les informations saisies dans un lead.
    Pour aller plus loin dans la compréhension des client scripts, regardez notre WEBINAIRE flash* dédié. Ces cas d'applications y sont présentés.
    *Le flash tranZition est notre format court de webinaires mensuels (30') dédiés à la découverte des fonctionnalités et des applications Zoho

    Avantages des Client Scripts pour votre entreprise

    Efficacité accrue

    Vos équipes passent moins de temps sur des tâches répétitives ou des vérifications manuelles grâce à l’automatisation contextuelle.


    Diminution des erreurs humaines

    Les validations en temps réel évitent les données incorrectes ou incomplètes dans votre CRM.


    Expérience utilisateur améliorée

    L’interface devient plus interactive et personnalisée, encourageant un meilleur engagement réseau.


    Flexibilité totale

    Avec votre propre logique métier intégrée, vous adaptez Zoho CRM précisément à vos processus internes.

      Client Script et Blueprint, quelle différence ? 

      Dans Zoho CRM, Blueprint et Client Script sont deux fonctionnalités distinctes qui servent différents objectifs dans la gestion des processus et la personnalisation du CRM.

      Blueprint
      Objectif principal : modéliser et automatiser un processus métier en définissant les étapes, les transitions et les actions nécessaires pour guider les utilisateurs à travers un flux de travail structuré. Nous avons détaillé cette fonctionnalité dans un article : par ici » Optimiser son processus commercial avec Blueprint de Zoho CRM


      Client Script
      Objectif principal : ajouter des personnalisations dynamiques côté client (navigateur) pour améliorer l'expérience utilisateur et enrichir les fonctionnalités du CRM.

      Accès et intégration des Client Scripts

      Pour utiliser les Client Scripts, vous devez avoir des droits administratifs sur le module concerné dans Zoho CRM. Voici les principales étapes pour commencer :

      1. Accédez à la section « Paramètres » de Zoho CRM
      2. Naviguez vers l’option « Scripts Client »
      3. Configurez votre script avec les événements souhaités et testez-le avant de l’activer pour l’ensemble des utilisateurs.
      Les Client Scripts de Zoho CRM sont un game changer. Ils permettent à votre entreprise de personnaliser davantage la gestion de la relation client, d’améliorer l’ergonomie de vos outils et de fluidifier vos processus critiques. 

      Chez TranZition, nous vous aidons à décupler le potentiel de votre CRM pour qu’il corresponde parfaitement à vos besoins. Alors, prêt.s à transformer votre manière de travailler ? 

      Contactez notre équipe dès maintenant pour en savoir plus !

      Vous souhaitez mettre en place un Client Script ? vous former sur leur utilisation ? parlons-en ! 

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      ]]>      Tue, 11 Feb 2025 14:27:37 +0100      <![CDATA[Automatisez et organisez votre suivi client avec Cadences de Zoho CRM]]>https://www.tranzition.fr/blogs/post/automatiser-son-suivi-clientOptimisez la gestion client avec Zoho CRM Cadences : personnalisez et automatisez vos interactions. Découvrez cette fonctionnalité en détail dans notre article dédié !]]>
      automatisez vos actions de suivi avec cadences de zoho crm
      • Votre client a effectué son dernier achat il y a plus d'un mois, et vous souhaitez le réactiver avec une offre promotionnelle. 
      • Vos prestations étant terminées, vous désirez recueillir l'avis de votre client pour évaluer la qualité de vos services. 
      • Un nouveau stagiaire s'est inscrit en formation ; vous devez communiquer sur les aspects administratifs, collecter des informations pour finaliser son dossier d'entrée en formation et fixer un rendez-vous avec son formateur. 
      • Un prospect a rempli un formulaire ; vous souhaitez lui envoyer une série d'e-mails pour vous faire connaître puis convenir d'un rendez-vous. 

      Chaque exemple comprend une succession d'opérations, parfois effectuées manuellement, totalement ou partiellement. Grâce à Cadences de Zoho CRM, il est possible d'automatiser et de structurer ces processus de suivi des clients.

      Comment fonctionnent les Cadences de Zoho CRM ? 

      En bref, dans Cadences, vous pouvez planifier des actions de manière séquentielle tout en prenant en compte la réaction de vos destinataires. Les actions disponibles incluent :
      - L'envoi d'e-mails
      - La création de tâches
      - La planification d'appels téléphoniques

      Le système déclenche ces actions de manière ordonnée, selon les paramètres que vous définissez.

      Les étapes détaillées de création d'une cadence Zoho CRM

      Avant de vous lancer, assurez-vous d'avoir posé ces 3 éléments structurants, à savoir : l'objectif de votre séquence, la cible et l'ébauche de votre parcours. Cette étape vous permettra d'anticiper les configurations nécessaires pour programmer votre cadence dans de bonnes conditions : les modèles d'e-mails, les vues et les paramétrages associés.

      Commencez la configuration de votre séquence automatisée

      1. La première étape consiste à renseigner les informations générales de votre cadence
      2. La seconde, à construire votre séquence 
      3. La dernière, à définir les paramètres de sortie de votre séquence avant de la publier
      ​​Première étape : paramètres généraux de votre cadence

      Rendez-vous dans le panneau de configuration Zoho CRM, rubrique Automatisation : Cadences. 


      La première étape consiste à renseigner les informations générales de votre cadence ; vous renseignez ici le nom et la description, mais surtout, le module lié à votre cadence. Il est important de noter qu'une cadence ne peut avoir plusieurs modules associés. En revanche, pour un même module, vous pouvez créer plusieurs cadences. 

      Aussi, lorsque vous avez validé cette étape, vous ne pourrez plus revenir en arrière concernant le module lié et les paramètres d'entrée dans la cadence. 

      Enfin, l'autre paramètre majeur de cette première étape de configuration est l'inscription des contacts dans la cadence ; par inscription manuelle ou par vue personnalisée. 
      Quelles différences ? 

      L'inscription manuelle vous permet d'inscrire vos contacts sans critère spécifique à partir de sa fiche contact ou en masse depuis le module choisi. L'inscription par vue personnalisée nécessite d'avoir configuré au préalable des listes de contacts qui répondent à des critères spécifiques.

      Exemple : je souhaite créer une cadence pour les prospects qui remplissent un formulaire sur mon site afin de leur transmettre une proposition de rendez-vous avec mes disponibilités.
      Mes critères : 
      • Source : formulaire site web
      • E-mail : n'est pas vide
      • Statut prospect : à qualifier
      ​​​​Deuxième étape : configurez votre séquence automatisée de suivi ​​Deuxième étape : configurez votre séquence automatisée de suivi 
      selection des actions de suivi : appels, tâches et e-mails dans cadences de zoho crm
      Le premier suivi sera l'action de lancement de votre séquence. Vous pouvez choisir parmi les actions suivantes : 
      • Appel
      • Tâche 
      • E-mail
      Votre première action peut être déclenchée immédiatement dès l'entrée du contact dans la cadence ou après un délai : en minutes, en heures, en jours, en jours ouvrables, etc. Les suivantes peuvent démarrer en fonction du résultat de la précédente.

      Si l'on reprend notre exemple, le contact remplit un formulaire sur notre site, il arrive alors dans notre module prospect, identifiable avec une balise. La première action pour ces contacts sera de planifier un appel, les suivants :
      • Si le statut de l'appel est : non abouti, nous programmons l'envoi d'un e-mail immédiatement après pour proposer un créneau.
      • Si le statut de l'appel est réussi : nous ne déclenchons pas d'autres actions puisque la prise de contact a abouti, ce statut sera un critère de sortie de notre cadence.
      • Si le statut de l'appel est toujours « planifié » après 1 jour ouvrable : nous planifions la création d'un tâche pour rappeler au gestionnaire de contacter rapidement.
      • Et ainsi de suite.
      Lorsque votre séquence est prête, fixez les critères de sortie de la séquence pour vos contacts :

      → Pour une cadence avec inscription manuelle, vous pouvez définir les paramètres de sortie suivants :
      • À partir d'une date fixe
      • En désinscription manuelle 
      • Ou encore, lorsqu'un contact répond à l'une des actions configurées dans la séquence

      → Pour une cadence avec inscription par vue personnalisée : 
      Vos choix de sortie sont les mêmes que pour une cadence manuelle, avec un choix supplémentaire ; quand le contact ne répond plus aux critères de la vue personnalisée.  

      Pour illustrer avec notre exemple de départ. Mes critères de filtres dans la vue personnalisée sont les suivants :
      • Source : formulaire site web
      • E-mail : n'est pas vide
      • Statut prospect : à qualifier

      Admettons que notre prospect passe du statut : à qualifier au statut : RDV fixé. Alors, avec cette option, le prospect sortira automatiquement de notre cadence. Son parcours s'arrêtera.

      Votre parcours est configuré, les paramètres d'entrée et de sortie sont définis. Tout est prêt, il ne vous reste plus qu'à publier.

      À noter : pour une cadence en « vue personnalisée », avant de la publier, si des contacts appartiennent à la vue sélectionnée, le système vous précise que la première action définie dans votre séquence sera déclenchée immédiatement à la publication.


      Pour aller plus loin, retrouvez la présentation détaillée des étapes de configuration d'une Cadences dans notre webinaire :

      Bon à savoir 

      Nous vous proposons quelques réponses non exhaustives aux questions couramment posées sur les forums Zoho pour la fonctionnalité Cadences : 

      Les Cadences sont-elles applicables à tous les modules, y compris aux modules personnalisés (custom module) ?

      Les modules standards de Zoho CRM peuvent être liés aux cadences : contacts et Leads (ou prospects), affaires, fournisseurs… Les modules personnalisés sont également applicables. En revanche, la planification des appels n'est pas prise en charge. 

      Quelle différence entre Workflows et Cadences ? 

      Ces deux fonctionnalités sont assez similaires, mais elles contiennent des différences notables : 

      Cadences Workflows
       Quel que soit le module de base associé à votre configuration Cadences, vous déclenchez une succession d'actions diversifiés (appels, tâches, e-mails) en fonction du comportement de votre contact et de vos objectifs.

      Les workflows ne permettent pas de déclencher une succession d'actions sur la base du comportement de vos contacts ou encore en fonction du résultat de l'action de suivi qui la précède.

      Les actions de Cadences se limitent aux activités : Appels, Tâches, E-mails, et peuvent être complétées par des workflows. Elles sont avant tout un moyen d'augmenter l'engagement client et d'optimiser le suivi.
      		 Les actions de workflows sont diversifiées, elles ne se limitent pas aux actions d'intéractions. Vous pouvez  : mettre à jour un champ, affecter une balise, créer un enregistrement dans un module, déclencher une fonction, déclencher un webhook, planifier des actions, etc. 
      Cadence dispose de ses propres rapports de performance. Chaque séquence peut être analysée avec une vue d'ensemble par typologie d'action et en synthèse en observant le taux de réussite de chaque étape.
      		 Les workflows ne disposent pas de rapports spécifiques de performances car ils n'ont pas vocation à générer de l'engagement.
      Est-il possible de mettre à jour un champ avec cadences ? 
      Non, cette fonctionnalité n’est pas disponible dans Cadence, mais vous pouvez l’effectuer grâce à un workflow.

      Une cadence peut-elle être ajoutée via un workflow ? 
      Non, mais c'est une fonctionnalité prévue dans une mise à jour.

      Si un prospect est converti alors qu'il est dans une cadence prospect active, sa séquence va-t-elle s’arrêter ? 
      Oui, la cadence cessera de fonctionner sur l’enregistrement converti.

      Que se passe-t-il si vous modifiez une cadence active ? 
      Les modifications n'affecteront pas les suivis déjà exécutés ; elles s'appliqueront uniquement aux enregistrements inscrits après la modification. Éditer une cadence peut la mettre en pause si cela affecte les suivis planifiés pour les enregistrements existants. Une version brouillon peut être créée.

      Que se passe-t-il si je désactive une cadence ? 
      Tous les suivis liés seront arrêtés.

      Comment puis-je désactiver ou réactiver une cadence ? 
      Cliquez sur l’interrupteur pour activer ou désactiver la cadence.

      Puis-je obtenir des rapports pour la cadence ? 
      Oui, sur chaque Cadence et dans les rapports Zoho CRM.

      Une cadence peut-elle être configurée à partir de balises ? 
      Oui, avec la balise comme critère dans une vue personnalisée.

      Si un enregistrement se trouve dans plusieurs vues liées à différentes cadences, sera-t-il attribué à toutes ces cadences ? 
      Oui.

      La désinscription (sortie) d'une cadence supprimera-t-elle les appels planifiés qui n’ont pas été exécutés dans cette cadence ? 
      Oui.

      Quel est l'intérêt principal d'utiliser une cadence pour envoyer une campagne plutôt que de le faire avec Zoho Campaigns ? 
      Les cadences sont idéales pour les e-mails transactionnels et les suivis automatisés simples qui nécessitent plusieurs types d'actions au sein de Zoho CRM ; Zoho Campaigns convient aux campagnes de masse pour des actions purement marketing : gestion des newsletters, gestion des abonnements et des désabonnements, l'analyse approfondie des performances de vos campagnes e-mails. L'envoi d'e-mails en masse à partir de Zoho CRM est limité : voir les limitations ici (rubrique automatisation du marketing) 

      Le désabonnement d’un client à une alerte par e-mail désactivera-t-il la cadence ? 
      Non, cela stoppera seulement l'envoi d'emails.

      Vérifiez-vous si l’e-mail inclut la balise de désinscription ? 
      Oui, si vous avez ajouté l’option de lien de désinscription le modèle d'e-mail envoyé.

      Est-il possible de modifier une cadence alors qu’elle est encore active ? 
      Oui, vous pouvez maintenir une version brouillon.

      Que se passe-t-il si le système ne détecte pas l'ouverture d'un email ?
      La prochaine étape ne sera pas initiée.

      Est-il possible de retirer une affaire d'une cadence par l'étape de l’affaire ? 
      Oui, en utilisant ce critère dans la vue personnalisée et l'option de désinscription : "ne réponds pas aux critères de la vue personnalisée"

      Les cadences peuvent-elles effectuer des appels automatiquement ? 
      Non, elles planifieront un appel à la date configurée dans le suivi, mais l'appel ne se lancera pas automatiquement. 

      Est-il possible d’ajouter un suivi pour un e-mail non répondu ou non ouvert ? 
      Cette fonctionnalité n’est pas disponible actuellement, mais elle est prévue.

      Pouvons-nous choisir d'envoyer un e-mail automatique ou manuel ? 
      Non, l'e-mail sera nécessairement envoyé en fonction du déclencheur et du délai de votre choix. Les cadences sont conçues pour automatiser.

      Le premier e-mail d'une cadence peut-il être envoyé par une autre personne que le créateur de la cadence ? 
      Oui.

      Y a-t-il une limite au nombre de suivis que nous pouvons ajouter ? 
      Non, pas sur le nombre d'étapes de suivi, mais il y a des limites sur les actions (e-mails, appels, tâches).

      Les prospects peuvent-ils être inscrits à un stade spécifique de la gestion du prospect ? 
      Oui, en utilisant le champ stade comme critère d'entrée dans la vue personnalisée.

      Un enregistrement sera-t-il désinscrit après le dernier suivi, quel que soit le paramètre de sortie ? 
      Oui.

      Les cadences peuvent-elles être intégrées avec Command Center ou Blueprints ? 
      Pas pour le moment, mais elles le seront lors d'une prochaine mise à jour.

      Si un suivi inclut une tâche ou un appel, cela met-il en pause toute l’automatisation des e-mails suivante ? 
      Cela dépend de votre configuration dans la séquence. Si vous définissez que la suite du parcours dépend du statut de l'appel ou de la tâche, l'action qui suivra sera déclenchée lorsque le statut sera modifié comme définit. 

      Les e-mails suivants dans la cadence seront-ils envoyés via IMAP ou tous à partir des serveurs CRM ? 
      Les e-mails seront envoyés à partir des serveurs CRM ou avec l'E-mail Relay si configuré.
      Les questions listées ci-dessus sont tirées de l'article Zoho ; FAQs: Cadences disponible ici. Article rédigé en anglais. 
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      ]]>      Mon, 04 Nov 2024 09:33:56 +0100