Zoho CRM : il est utile pour toute la gestion des prospects, gestion des différents types de clients, des commandes, gestion autour de la préparation des colis et des élèves ;

Zoho Desk : cet outil reprend les tickets ouverts par les professeurs ou les élèves pour les problématiques en cours sur leurs commandes ;

Zoho Campaigns : nous retrouvons ici l’ensemble des campagnes marketing et de communication à destination des établissements ;

Zoho Meeting : cet outil nous permet de mettre en place l’organisation des webinaires. Nous l’utilisons à des fréquences différentes selon les périodes pendant lesquelles nous pouvons organiser jusqu’à 6 webinaires par jour ;

Zoho Books : c’est ici que nous réalisons la facturation des commandes ;

Zoho Writer : cet outil permet la génération de nombreux documents à destination des professeurs, des clients et de la production (bordereau de colisage, bordereau de préparation) ;

Zoho Analytics : il est le composant indispensable pour le pilotage de l’activité et le suivi des indicateurs de performances. Il permet à TranZition de réaliser des rapports de Sanity Check. Ces relevés assurent le contrôle de la qualité des données dans Zoho et la cohérence des données avec le système externe.

Zoho Workplace pour une petite structure comme nous, c'est génial au vu de tout ce que ça couvre : l'email, un calendrier partagé qui fonctionne bien, la prise de notes, Zoho Cliq que l'on utilise beaucoup : c'est un tchat interne pour correspondre avec un collègue, un groupe de collègues ou ouvrir un canal (ex : RSE, Commerce..). Ça permet de communiquer sur des infos assez "light". On utilise très bien Zoho Workdrive également pour le stockage en ligne. Ça a bien facilité le travail en home-office lors des périodes de confinement. Zoho Connect, qui est un peu le Facebook de l'entreprise, dans lequel on met toutes les infos intéressantes, les nouveautés, les sondages, l'accueil des nouveaux collaborateurs avec un petit entretien rapide pour savoir qui ils sont. Et enfin Zoho Meeting pour la visio.

En résumé, ça répond à 90% des problématiques de communication des entreprises, le tout en mode SaaS donc accessible depuis un navigateur et rien à installer. En terme de prise en main, nous avons eu une période de test et avons été très bien accompagnés pour la mise en place. Nous avons souhaité également impliquer les collaborateurs en leur proposant une formation avec Sébastien qui s'est déroulée en présentiel mais avec une partie de l'équipe à distance via Zoho Meeting.

Aujourd'hui, on exploite encore pas tout à 100% parce que, même s'il ne s'agit pas de Zoho One (avec toutes les applications Zoho), Zoho Workplace est déjà bien complet. Et on voit que Zoho développe en permanence des fonctionnalités intéressantes pour répondre aux besoins des clients.

Nous sommes particulièrement satisfaits de pouvoir utiliser des outils interconnectés.

Par exemple, sur une fiche contact nous pouvons avoir une vue d’ensemble sur :

• les emails des campagnes ;
• les tickets ;
• les inscriptions au webinaire ;
• les commandes ;
• les factures.

Cela nous permet donc d’avoir une vue complète du client. Un vrai gain de temps et d’efficacité au quotidien.

En plus d’utiliser un écosystème où les données se répondent facilement, nous sommes très satisfaits de bénéficier d’une solution évolutive qui suit nos besoins au fil du temps. Progressivement, la plateforme intègre de nouvelles fonctionnalités et de nouvelles automatisations. Par exemple, dernièrement, TranZition nous accompagne pour simplifier le remplissage des colis depuis nos outils Zoho.

Il était aussi pour nous essentiel d’avoir une plateforme avec des solutions ouvertes, c’est-à-dire avec la possibilité d’intégrer d’autres systèmes. Nous travaillons avec une application mobile. Il est important que nos outils puissent intégrer cette application afin de faire remonter correctement la prise de commande à destination des professeurs et des élèves.

Ces options spécifiques sont intégrées avec les outils Zoho grâce au travail mis en place par TranZition.

France Challenges, une activité aux besoins spécifiques

Pour Zoho, la complexité se trouve ici : nous ne vendons pas nos offres à des clients finaux, mais à des personnes intermédiaires (les lycées). Il faut alors réussir à construire tous les outils autour de cette spécificité-là.

Le CRM Zoho réussit à intégrer la gestion :

• de clients finaux : les acheteurs des chocolats B to B ou B to C
• les lycées : nos interlocuteurs principaux
• les classes
• les professeurs
• les élèves

TranZition modélise l’ensemble de ces relations auprès des différents interlocuteurs entre eux. Ce travail de modélisation est réalisé en amont avec TranZition lors de l’audit (cf. image 1). C’est à ce moment que les relations entre les différents acteurs sont développées.

Une première étape essentielle pour construire la suite des outils de manière efficace.

J'ai découvert Zoho et notamment Zoho CRM avec Sébastien Caradec de chez TranZition, que nous avons rencontré sur Landivisiau. Nous n'avions pas de besoin immédiat sur la partie CRM mais un besoin est apparu un peu plus tard sur la partie outils collaboratifs. Nous utilisions le Pack Office comme beaucoup d'entreprises, mais en l'état ça ne répondait pas à nos besoins. Nos outils devaient évoluer pour coller à notre contexte. 

Étant implantés sur plusieurs sites, nous avions des problématiques d'agenda partagé, avec des problèmes de compatibilité de versions et de coûts de licences. Nous étions donc en réflexion pour remettre à plat nos outils avec un passage sur Office 365. Au travers d'un benchmark, nous avons découvert Zoho et pris conscience de toutes les applications que la suite proposait et en particulier Zoho Workplace. Nous avons choisi cette solution qui répond complètement à nos besoins. La mise en œuvre s'est faite avec l'aide de TranZition et de Sébastien. Le fait qu'il soit présent localement était un atout.

Zoho Workplace pour une petite structure comme nous, c'est génial au vu de tout ce que cela couvre : l'email, un calendrier partagé qui fonctionne bien, la prise de notes, Zoho Cliq que l'on utilise beaucoup : c'est un tchat interne pour correspondre avec un collègue, un groupe de collègues ou ouvrir un canal (ex : RSE, Commerce…). Cela permet de communiquer sur des infos assez "light". On utilise très bien Zoho Workdrive également pour le stockage en ligne. Cela a bien facilité le travail en home office lors des périodes de confinement. Zoho Connect, qui est un peu le Facebook de l'entreprise, dans lequel on met toutes les infos intéressantes, les nouveautés, les sondages, l'accueil des nouveaux collaborateurs avec un petit entretien rapide pour savoir qui ils sont. Et enfin Zoho Meeting pour la visio.

En résumé, cela répond à 90 % des problématiques de communication des entreprises, le tout en mode SaaS donc accessible depuis un navigateur et rien à installer. En termes de prise en main, nous avons eu une période de test et avons été très bien accompagnés pour la mise en place. Nous avons également souhaité impliquer les collaborateurs en leur proposant une formation avec Sébastien qui s'est déroulée en présentiel, et avec une partie de l'équipe à distance via Zoho Meeting.

Aujourd'hui, on n'exploite encore pas tout à 100 % parce que, même s'il ne s'agit pas de Zoho One (avec toutes les applications Zoho), Zoho Workplace est déjà bien complet. Et on voit que Zoho développe en permanence des fonctionnalités intéressantes pour répondre aux besoins des clients.

Nous recommandons : quand nous sommes convaincus par un produit, on n'hésite pas en parler. Ici, on met en avant Zoho mais également TranZition qui nous accompagne bien. Avec Sébastien en particulier qui est un fin connaisseur de la solution Zoho CRM mais qui a su nous accompagner sur le déploiement de Zoho Workplace. Et il a pu s'appuyer sur des compétences en interne, notamment Xavier Sanchez pour la partie migration des emails qui était peut-être la partie la plus délicate. La méthode est la bonne : pas de mauvaise surprise, on n'est pas pris au dépourvu. S'il y a des dépassements, on connaît le coût horaire et la durée de la prestation.