tranZition - Blog , Bonnes pratiques

Pour réussir votre transformation numérique, commencez par un audit

Sun, 15 Jan 2023 16:37:35 +0100

1 - Transformation numérique : votre décision est prise...

Après plusieurs mois de réflexion, vous arrivez à cette conclusion : il est temps d’engager la transformation numérique de votre entreprise.
Mais comment faire les bons choix ? Comment choisir et implémenter les bonnes solutions ? Comment s’assurer qu’elles seront adoptées et utilisées ?

En effet, "digitaliser" vos processus d’entreprise ne consiste pas à faire un « copié-collé » de la situation actuelle avec de nouveaux outils (c’est même ce type d'approche qui complique voire met en péril le succès d’un tel projet).

Il est essentiel de combiner plusieurs éléments pour assurer la réussite :
- comprendre l’existant
- bien définir vos objectifs
- apporter les solutions techniques les plus pertinentes
- s’assurer de leur ergonomie : conditions impératives de leur adoption par les utilisateurs.

L’outil qui vous apportera les bonnes réponses à ce challenge est l’Audit TranZition.

En inventoriant votre organisation actuelle et en définissant les solutions ainsi que les étapes de leur mise en œuvre, l’audit vous permettra de visualiser votre organisation dans son futur environnement numérique.

L'Audit TranZition traitera :

des processus existants de l’entreprise ;
des processus « cibles » dans le contexte numérique ;
des solutions techniques appropriées ;
de l’architecture ;
des étapes du déploiement et de l’adoption.

C’est cette démarche structurée qui fera de la réalisation de votre projet un parcours dessiné, balisé et sécurisé.

2 - De votre organisation actuelle à votre futur environnement numérique avec TranZition

TranZition, partenaire Premium, a fait le choix d’être spécialiste de Zohoen raison de la qualité des applications, de leur nombre (plus de 50, couvrant presque tous les besoins d'une entreprise) et de leur intégration native, facteur de robustesse et d’économie.

Chez TranZition, votre chef de projet est votre interlocuteur privilégié depuis les premiers échanges jusqu’au support après déploiement. Il/elle a un profil senior avec plusieurs années d’expérience de déploiements de solutions numériques dans des secteurs très variés.

Pour initier votre projet, il vous proposera de mener l’Audit TranZition.

Votre chef de projet TranZition aura pour objectif d’approfondir avec vous trois sujets essentiels :

les spécificités de votre métier (business model, organisation interne, processus métier, aspects particuliers, historique, difficultés...) ;
l’analyse de votre système d’information actuel (données, collecte, stockage, traitement, diffusion, communication...) ;
vos objectifs de progrès.

Pour ce faire, il suivra une méthodologie en 4 étapes :

plusieurs sessions où vous serez interrogé dans le détail sur votre fonctionnement actuel et vos objectifs ;
des phases d’échanges internes à TranZition où les expertises des chefs de projet et développeurs sont mises en commun pour apporter les préconisations les plus pertinentes ;
la construction des livrables qui matérialise nos prescriptions détaillées ;
la restitution de l’audit au cours de laquelle votre chef de projet vous présentera les diagrammes explicatifs qui vous permettront de visualiser l’ensemble du projet et ses étapes. Il argumentera nos propositions et en détaillera tous les mécanismes.

En résumé, la valeur ajoutée d’un Audit TranZition :

avoir compris tous les aspects de votre métier et les avoir interprétés de la façon la plus pertinente pour l’implémentation réussie de votre organisation numérique ;
vous permettre de mesurer l’état actuel de votre organisation, les évolutions à prévoir, les étapes de leur mise en œuvre, les bonnes pratiques en termes d’usage et d’adoption

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Les rôles clés pour la réussite d'un projet CRM

Sun, 15 Jan 2023 12:36:02 +0100

La réussite d’un projet CRM est fortement conditionnée par 3 facteurs déterminants :

Les attentes utilisateur dont découleront une adoption plus rapide et bien meilleure.
Les attentes du management qui seront en particulier plus axées sur les données pertinentes, le reporting, la fluidité de l’information.
Les bonnes pratiques CRM, issues de l’expérience cumulée de millions d’utilisateurs. Ces bonnes pratiques seront souvent applicables et pourront améliorer les performances de la solution déployée et partant de là, de l’entreprise.

Trois facteurs

Comment orchestrer au mieux la prise en compte de ces 3 facteurs ?

Avant tout, une évaluation des ressources digitales de l’entreprise s’impose. Aux deux extrêmes, celle-ci peut disposer d’une compétence digitale en interne ou d’aucune compétence digitale.

Dans le premier cas, le recours à un prestataire expert de la solution pourra être ponctuel et pondéré en fonction des compléments d’informations et de solutions requises par le responsable interne du projet.

Dans le second cas, il faudra recourir à l’intervention d’un prestataire expert. Chez TranZition, Advanced Partner Zoho, nous avons fait le choix de proposer un interlocuteur unique, chef de projet senior qui accompagnera le projet, de sa définition à sa livraison.

Comment mettons-nous en œuvre cette approche chez TranZition ?

Le chef de projet TranZition aura besoin de deux interlocuteurs dans l’entreprise pour assurer la conduite du projet :

Deux interlocuteurs

Un(e) chef(fe) de projet interne.
Son rôle : synthétiser les besoins, les transmettre et s'assurer que le paramétrage produit répond bien à la demande. Un autre aspect essentiel de sa mission sera l’arbitrage. Il est en effet normal qu’un projet CRM génère des attentes différentes voire contradictoires entre les futurs utilisateurs.
A titre d’exemple : quel niveau de granularité devra s’appliquer à une fiche client ?

Beaucoup d’informations peut impliquer un nombre de saisies important que les commerciaux jugeront incompatible avec leurs contraintes de réactivité sur le terrain. Certes, le chef de projet TranZition émettra un conseil sur les bonnes pratiques mais il faudra trancher et décider sur le juste niveau.

Un(e)utilisateur(trice)-clé.

Sa mission : tester, émettre son avis, faire des suggestions. Il est important que l’utilisateur-clé soit associé au projet dès que celui-ci est initié. Il apportera une contribution capitale en ce qui concerne l’adoption de la solution :

Parce qu’il aura émis les avis et critiques à l’aune de son expérience d’utilisateur.
Parce que partie prenante de la construction de la solution, il pourra en être le meilleur avocat voire pédagogue au moment du déploiement.

Son profil ne devra pas nécessairement être celui du plus digital des collaborateurs. Au contraire ! Il lui sera prioritairement demandé de la bonne volonté même s’il n’est pas spontanément favorable à une évolution digitale de sa fonction. A noter que si différents pôles de l’entreprise ont des process très différents, plusieurs utilisateurs-clés peuvent être nécessaires.

Reste un point important : la disponibilité du chef de projet interne et de l’utilisateur-clé.
Si ce point n’est pas traité clairement au départ, les échéances du déploiement sont compromises. Il est indiscutable que le chef de projet interne et l’utilisateur-clé devront consacrer du temps à leur mission et qu’elle aura un caractère prioritaire.

La direction qui engage un projet CRM devra avoir pris cela en compte, y compris dans des aspects très précis. Par exemple, un commercial rémunéré très fortement au variable sur ses ventes n’aura pas la disponibilité nécessaire si une règle claire n’a pas été définie avec sa direction sur cette charge de travail non directement génératrice de chiffre d’affaires.

Un projet réussi

Avec ce trio : chef de projet interne, utilisateur-clé, chef de projet prestataire, les 3 facteurs de réussites ont leurs acteurs pour un projet réussi et dans les délais.

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Les 3 clés de la réussite d'un projet CRM

Sun, 15 Jan 2023 12:13:01 +0100

Le succès d'un projet CRM est directement lié à la capacité à aligner l'application aux besoins métiers. Une analyse très fine du métier et des processus est nécessaire pour assurer une parfaite adéquation afin que le système devienne non pas une contrainte supplémentaire mais bien un outil de productivité et de pilotage.

3 axes à prendre en compte : management, utilisateurs et bonnes pratiques.

Mais au sein d'une entreprise il existe différents rôles qui n'ont pas nécessairement les mêmes objectifs. Les commerciaux ont par exemple besoin d'un outil ultra ergonomique, simple, rapide qui leur permet de saisir rapidement des informations et les retrouver au bon moment. Les managers vont en plus vouloir avoir un maximum de détails sur les opportunités en cours pour superviser, piloter l'activité et prendre des décisions.

Ces deux objectifs peuvent paraître antinomiques.

Par exemple, un manager peut vouloir imposer la saisie du plus grand nombre d'informations dans une fiche client ou opportunité avec pour conséquence des formulaires longs contenant un grand nombre de champs obligatoires. Pour lui, tout semblerait indispensable. Ceci peut avoir pour effet direct une démotivation des commerciaux dans l'utilisation du CRM. Ceux-ci auront alors tendance à contourner son utilisation en utilisant "en cachette" un fichier excel à côté ou un cahier et un stylo (et on sait que c'est bien pour leur capacité à contourner les règles que ce sont de bons commerciaux).

L'enjeu consiste à trouver le juste point de rencontre qui apportera satisfaction à chacun.

Dans la définition du projet, il est par conséquent indispensable de s'imprégner du métier mais également de bien définir les objectifs de chaque équipe en intégrant au plus tôt les différents représentants.

A cela s'ajoute un axe directement lié aux bonnes pratiques de l'usage d'un CRM. La mise en place d'un outil digital a pour objectif d'insuffler de l'innovation au sein de l'entreprise. Les nouvelles possibilités du système font émerger de nouvelles idées pour faire mieux qu'avant. Il faut donc prendre en compte les capacités techniques et fonctionnelles, identifier la valeur ajoutée qu'elles peuvent apporter dans les processus existants mais également ne pas hésiter à changer, remettre en cause et bouleverser le fonctionnement actuel afin d'exploiter au mieux les nouvelles possibilités. La mise en place d'une nouvelle solution est bien l'occasion de se poser la question du "pourquoi est-ce que l'on fait cela ?" et ne pas se satisfaire du "on a toujours fait ça comme ça". Profitons-en pour faire encore mieux.

L'accompagnement d'un intégrateur a justement pour objectif de trouver la zone de recouvrement entre ces trois axes. Son objectif sera de challenger les différentes équipes, partager sa connaissance du digital et de l'application en particulier, donner un souffle d'innovation afin de bâtir une solution alignée avec le métier qui apportera un réel avantage compétitif.

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